สำหรับผู้ที่ทำธุรกิจให้บริการหอพักคงจะทราบดีว่าต้องใช้เวลาไปกับการจัดการงานเอกสาร รวมถึงการรับมือกับผู้เช่าหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นปัญหารายบุคคล ปัญหางานระบบแจ้งซ่อม และอื่น ๆ อีกมากมาย ยิ่งมีจำนวนห้องที่ต้องดูแลมากเท่าไหร่ปัญหาเหล่านี้ดูเหมือนจะเพิ่มทวีคูณเลยทีเดียว เจ้าของกิจการหรือพนักงานจะรับเรื่องได้ดีขนาดไหนก็อาจตกหล่นได้อยู่ดี
วันนี้พาสำรวจรายการที่จะช่วยให้คุณจัดการหอพักได้ดียิ่งขึ้น หรือจะเรียกง่าย ๆ ได้ว่าระบบจัดการหอพักก็ได้เช่นเดียวกัน บอกเลยว่าถ้ามีครบทั้ง 5 ข้อนี้ คุณสามารถจัดการหอพักได้อย่างสบาย เลยล่ะ
1. ระบบช่วยจัดการค่าน้ำ ค่าไฟ ที่แม่นยำและโปร่งใสอย่างมืออาชีพ
ค่าน้ำ ค่าไฟ ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญอันดับต้น ๆ ที่เจ้าของกิจการ ควรให้ความสำคัญ เนื่องจากบิลค่าน้ำ ไฟ ของหอพักจะออกโดยเจ้าของหอพัก ตรงนี้เองจะต้องตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องที่สุด หากผู้เช่าขอตรวจสอบข้อมูลทางหอพักจะต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ เพราะการคิดค่าน้ำค่าไฟ บิลผิดไม่ใช่เรื่องสนุก นอกจากส่งผลโดยตรงต่อความน่าเชื่อถือแล้ว ยังส่งผลกระทบและสร้างความเสียหายเป็นวงกว้างได้อย่างง่ายดายอีกด้วย
2. งานแจ้งซ่อมที่แม่นยำ ฉับไว
ระบบแจ้งงานซ่อมที่ทันสมัย มีการจัดการหลังบ้านที่เป็นเลิศ รับเรื่องไว ข้อมูลแม่นยำ แก้ไขฉับไว เพียงเท่านี้บอกเลยว่าได้ใจผู้เช่าไปเต็ม ๆ เพราะไม่มีใครที่อยากอยู่กับของพัง มีแต่ใช้งานไม่ได้อย่างแน่นอน เราเองก็คงเป็นหนึ่งในนั้น หากมีระบบแจ้งซ่อมเข้ามาช่วยเจ้าของกิจการคงจะดีไม่น้อยเลยทีเดียว การบริการที่ฉับไวนี้คือการ ซื้อใจผู้เช่า ได้อย่างดีเยี่ยมเลยล่ะ
3. งานพัสดุ จ่ายออกแม่นยำ ไม่ตกหล่น
ในช่วงเทศกาลช้อปปิ้งใหญ่ ๆ อย่าง Black Friday, 1.1, 2.2 บอกเลยว่าเป็นภารกิจใหญ่ของเจ้าของหอพักเลยล่ะ เพราะนอกจากจะต้องรับพัสดุแทนผู้เช่าแล้วยังต้องมีระบบจัดการที่ดีมาก ๆ เลยทีเดียว เพราะหากตกหล่นเมื่อไหร่บอกเลยว่างานหยาบ ระบบพัสดุของโปรแกรมจัดการหอพัก เปลี่ยนจากการนั่งเขียนจดบันทึกด้วยมือ เป็นการใช้ระบบเข้ามาช่วยทำงาน บอกเลยว่าเจ้าของหอพักมีเวลาเหลือไปทำอย่างอื่นอีกเยอะเลยล่ะ
4. ระบบติดตามค่าเช่า
ติดตาม ทวงถามค่าเช่าโดยไม่ต้องรู้สึกผิดด้วยโปรแกรมหอพัก ที่จะทำหน้าที่เป็นเหมือนผู้ช่วยส่วนตัวของเจ้าของหอพักในการติดตาม ทวงถามค่าเช่าเมื่อผู้เช่าลืมชำระ และยังดูบิลย้อนหลังได้อีกด้วย แค่ทำงานอย่างมีระบบก็ช่วยให้คุณดูเป็นมือโปรมากยิ่งขึ้น
5. ช่องทางสื่อสารตรงอย่างมีประสิทธิภาพ
การอยู่ร่วมกันในอาคารขนาดใหญ่ที่มีจำนวนยูนิตมาก ทำให้การแจ้งเตือนข่าวสารหรือการประชาสัมพันธ์เมื่อมีการซ่อมแซมงานระบบ / การแจ้งดับไฟ / การแจ้งปิดน้ำ และอื่น ๆ
การสื่อสารผ่านช่องทางหลักช่องทางเดียว ผู้เช่าสามารถรับรู้ได้อย่างทั่วถึงส่งผลให้การสื่อสารนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบจัดการหอพักที่ดีควรจะมีข้อนี้ด้วยเช่นกัน การมีช่องทางสื่อสารหลายทางอาจเกิดการเข้าใจที่คลาดเคลื่อนได้หากกระจายข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน
ทั้ง 5 ข้อนี้เป็นเช็กลิสต์ที่จะช่วยให้คุณวางระบบจัดการหอพักของตัวเองได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานบริการผู้เช่าได้อย่างแม่นยำและฉับไว หากวันนี้คุณเป็นหนึ่งในเจ้าของกิจการหอพักที่กำลังมองหาโปรแกรมจัดการหอพัก สามารถลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรี 30 วัน หากต้องการมีเวลาไปทำอย่างอื่นบอกเลยว่านี่เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ไม่ควรพลาด เพราะคุณจะมีเวลาเหลือไปทำอย่างอื่นได้อย่างมากมายเลยล่ะ อาชีพเจ้าของกิจการจะไม่ยุ่งอีกต่อไปถ้ามีระบบการจัดการที่ดีคอยซัพพอร์ต เวลาที่เหลือจะเป็นของการช็อปปิ้ง, เสริมสวย, ตีกอล์ฟ, เล่นเทนนิส ฯลฯ ก็ไม่มีใครว่าได้อย่างแน่นอน
เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารหอพักให้ดีขึ้น เริ่มต้นที่ Horganice