จัดการปัญหาเรื่อง “พัสดุ” ที่แสนวุ่นวาย ด้วยระบบจัดการหอพัก

เราอยู่ในยุคที่ทุกคนต่างก็ซื้อของออนไลน์กันแทบทุกวัน ส่งผลให้มีพัสดุที่หลั่งไหลเข้ามาภายในอาคารหอพักเป็นจำนวนมาก ซึ่งเชื่อว่าเจ้าของธุรกิจหอพักทุกคนย่อมรู้กันดี ว่าเรื่องของพัสดุเป็น “ปัญหาโลกแตก” ซึ่งกลายเป็นภาระของผู้ดูแลหอพักอย่างเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นรับ การเก็บรักษา ไปจนถึงการแจ้งให้ผู้เช่ามารับพัสดุ หากไม่มีระบบการจัดการพัสดุที่ดี ก็อาจทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมามากมาย บทความนี้เราจะมาแนะนำระบบจัดการหอพัก ตัวช่วยที่จะเข้ามาจัดการปัญหาเรื่องพัสดุที่แสนวุ่นวาย ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ๆ ในพริบตา

ระบบจัดการหอพัก คืออะไร ?

ระบบจัดการหอพักคือ “ซอฟต์แวร์” ที่ช่วยดูแลงานหลัก ๆ ของกิจการให้เช่าหอพักแบบครบวงจร ตั้งแต่จัดการข้อมูลผู้เช่า ทำบิล แจ้งหนี้ รับชำระเงิน ติดตามสถานการณ์ซ่อม รับเรื่องร้องเรียน รวมถึงการจัดการพัสดุ เป็นต้น ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของระบบหอพัก คือช่วยให้เจ้าของธุรกิจดูแลจัดการสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น ลดงานเอกสาร ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน พร้อมกับลดช่องว่างของความผิดพลาด นอกจากประโยชน์ที่ได้รับกับเจ้าของกิจการแล้ว เมื่อการดูแลเป็นไปอย่างทั่วถึง ก็จะส่งผลดีต่อความพึงพอใจของผู้เช่าในอาคารอีกด้วย

ปัญหาเรื่องพัสดุ เรื่องวุ่นวายที่เจ้าของหอพักทุกคนต้องรับมือ

ความท้าทายของการจัดการพัสดุไม่ใช่แค่เรื่องของจำนวน แต่คือพฤติกรรมของผู้รับพัสดุ เพราะบางครั้งเมื่อพัสดุมาถึงที่หมายแล้ว เจ้าของพัสดุเองกลับไม่ได้รู้ตัวเลย ถ้าไม่มีการจัดพื้นที่สำหรับจัดเก็บพัสดุ และไม่มีการดูแลเป็นอย่างดี ปัญหาที่จะเกิดขึ้นคือ “พัสดุสูญหาย” แน่นอนว่าเมื่อเกิดปัญหานี้ ก็จะทำให้เกิดข้อพิพาทระหว่างผู้เช่าและผู้ดูแล ซึ่งต่อให้มีการดูแลพัสดุอย่างดี ก็จะกลายเป็นเรื่องภาระอันใหญ่หลวงของผู้ดูแล เพราะยิ่งมีจำนวนผู้เช่ามากเท่าไหร่ จำนวนของพัสดุก็จะยิ่งมากขึ้นไปเท่านั้น เหล่านี้คือปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ ด้วยโปรแกรมจัดการหอพัก

3 ปัญหาที่พบได้บ่อยเกี่ยวกับ “พัสดุ” ซึ่งสามารถจัดการด้วยระบบจัดการหอพัก

เพื่อให้คุณได้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้น ว่าการมีระบบจัดการหอพักจะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเกี่ยวกับ “พัสดุ” ได้อย่างไรบ้าง เราขอหยิบยกเอา 3 ปัญหาที่พบเจอได้บ่อย ๆ ซึ่งเป็นปัญหาชวนปวดหัวของเจ้าของกิจการหอพักโดยส่วนมาก เกี่ยวกับเรื่องของพัสดุที่ไม่แก้อย่างไรก็แก้ไม่ตก มาดูกันเลยว่าจะจัดการปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร

1.  พัสดุหาย ตกหล่น ส่งผิดอาคาร

เป็นปัญหาที่เจ้าของหอพักทุกคนต้องเคยเจอ เมื่อมีปัญหาร้องเรียนว่า พัสดุหาย พัสดุตกหล่น หรือ มีการจัดส่งผิดอาคาร อาจเกิดจากตัวผู้เช่าเองที่อาจกรอกข้อมูลการจัดส่งไม่ละเอียดพอ ส่งผลให้อาจเกิดการจัดส่งผิดพลาด หรือเกิดจากผู้ดูแลที่ไม่สามารถจัดการพัสดุได้ดีเพียงพอ โดยเฉพาะการบันทึกและจัดเก็บ ในส่วนนี้โปรแกรมห้องเช่าจะช่วยในเรื่องของการ “บันทึก” มีรายละเอียดชัดเจนในระบบว่า รับพัสดุเวลาเท่าไหร่ พร้อมภาพถ่ายของพัสดุชิ้นนั้น ๆ และสามารถค้นหาเลขห้องของผู้อยู่อาศัย เพื่อดำเนินการส่งมอบในขั้นตอนต่อ ๆ ไป

2. พัสดุตกค้างไม่มีใครรับ

อาจเพราะพฤติกรรมของคนยุคนี้ที่ชื่นชอบการสั่งของออนไลน์ ทำให้งานของผู้ให้บริการขนส่งพัสดุล้นมือ บางครั้งเวลามาส่งพัสดุก็อาจไม่ได้แจ้งกับผู้สั่ง เพียงแค่นำมาส่งตามจุดหมายที่ระบุเอาไว้เท่านั้น เมื่อผู้สั่งก็ไม่รู้ว่าพัสดุของตนเองมาถึงแล้ว นั่นจึงทำให้มีพัสดุตกค้างอยู่กับผู้ดูแลเป็นจำนวนมาก ซึ่งในปัญหานี้การใช้งานระบบจัดการหอพัก จะช่วย “แจ้งเตือน” ให้กับผู้เช่าทราบ ว่าตอนนี้มีพัสดุถูกจัดเก็บเอาไว้กับผู้ดูแลอาคาร ให้รีบมารับพัสดุตามระยะเวลาที่กำหนด ส่วนพัสดุที่ไม่มีผู้รับก็ควรต้องมีมาตรการรับมือ เพื่อป้องกันไม่ให้พัสดุคงค้างมากจนเกินไป

3. ข้อพิพาทระหว่างผู้พักอาศัย

ข้อพิพาทนั้นจะเกิดขึ้นในทันที หากมีปัญหาต่าง ๆ กับพัสดุของผู้อยู่อาศัย อาทิเช่น พัสดุสูญหาย มีผู้รับพัสดุที่ไม่ใช่ของตนเองออกไป อ้างว่าไม่ได้รับการแจ้งเตือนว่ามีพัสดุมาส่ง หรือ เกิดความเสียหายต่อพัสดุ เชื่อว่าเจ้าของธุรกิจทุกคน ไม่มีใครต้องการจะมีข้อพิพาทกับลูกค้าอย่างแน่นอน การมีระบบจัดการหอพักช่วย “ป้องกันข้อพิพาท” ได้เป็นอย่างดี เพราะเมื่อมีพัสดุมาส่ง ก็จะมีการเก็บหลักฐานวันเวลาที่รับพัสดุ ถ่ายภาพพัสดุ และแจ้งเตือนกับผู้เช่าในทันที เมื่อมีผู้เช่ามารับพัสดุก็จะมีการบันทึกอีกครั้ง ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทั้งสิ้น

Horganice ระบบจัดการหอพัก ช่วยจัดการปัญหาพัสดุอย่างเป็น ระบบ และ ระเบียบ

Horganice คือระบบจัดการหอพัก ที่สามารถช่วยจัดการปัญหาเกี่ยวกับพัสดุให้กับผู้ดูแลอาคาร ซึ่งนี่ไม่ใช่ประโยชน์เพียงอย่างเดียวเท่านั้น ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมาย ที่ช่วยให้การดูแลจัดการหอพักเป็นไปอย่าง “มีระบบ” และ “เป็นระเบียบ” อาทิเช่น

• จดมิเตอร์ เพียงกรอกตัวเลข มิเตอร์น้ำ และ มิเตอร์ไฟ เข้าไปในระบบ เพียงเท่านี้ก็จะเป็นการคำนวณค่าเช่ารายเดือนออกมาได้อย่างแม่นยำ
• ทำบิล หมดปัญหาการจัดการบิลที่ยุ่งเหยิงในช่วงสิ้นเดือน สร้างบิลค่าเช่าและจัดส่งให้ผู้เช่าอัตโนมัติภายใน 5 นาที พร้อมด้วยระบบตรวจสอบสถานการณ์ชำระเงิน
• แดชบอร์ด ฐานข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ของหอพัก ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจมากยิ่งขึ้น ทั้งด้านของตัวเลขผลกำไร ยอดค้างชำระ และ คาดการณ์แนวโน้มธุรกิจได้อย่างแม่นยำ
• รายงานสรุป สามารถเรียกดูข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ส่งออกข้อมูลเพื่อนำมาใช้งานต่อได้ง่าย ลดปัญหาการจัดเก็บข้อมูลสำคัญให้อยู่ภายในแอปพลิเคชั่นเดียว
• จัดการผังห้อง ไม่พลาดโอกาสใหม่ ๆ ที่จะเข้ามา อัปเดตแบบเรียลไทม์ถึงสถานะในแต่ละห้อง รู้ทันทีว่าห้องไหนกำลังว่างอยู่ ห้องไหนมีผู้เช่าอาศัยแล้ว และ ยังบอกอีกด้วยว่ามีห้องไหนค้างชำระอยู่บ้าง
• สัญญาเช่า หมดปัญหาแฟ้มเอกสารอันหนาเตอะ จัดการเอกสารสัญญาได้ง่าย เก็บรักษาเอาไว้อย่างปลอดภัย พร้อมระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงช่วงเวลาหมดสัญญาเช่า
• สื่อสารกับลูกบ้าน เป็นตัวกลางระหว่างเจ้าของหอพักและลูกบ้าน แจ้งเตือนข่าวสารสำคัญ รับเรื่องร้องเรียน แจ้งเตือนพัสดุ เพื่อสร้างสัมพันธภาพอันดีภายในหอพัก

ปัญหาพัสดุไม่ได้เล็กเลย สำหรับอาคารที่มีหลายสิบถึงหลายร้อยห้อง ยิ่งจำนวนพัสดุมากเท่าไร ความเสี่ยงก็ยิ่งเพิ่มขึ้น หากไม่มีการจัดการที่ดี อาจเกิดข้อพิพาทต่าง ๆ ตามมาอีกมากมาย ถึงเวลาแล้วหรือยัง ? ที่จะให้ระบบจัดการหอพัก Horganice เข้ามาช่วยลดภาระสำหรับการดูแลธุรกิจหอพักของคุณ

Horganice คือแพลตฟอร์มจัดการหอพักแบบครบวงจร มีฟีเจอร์สำคัญต่าง ๆ มากมาย ซึ่งถูกออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับเจ้าของธุรกิจหอพักทุกรูปแบบ สร้าง Workflow ให้ธุรกิจเดินหน้าอย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจาก Human Error ลดค่าใช้จ่ายหลาย ๆ จ่ายที่ไม่จำเป็น ปัจจุบันตอนนี้มีห้องพักในระบบมากกว่า 1,600,000 ห้อง พิเศษ ! สมัครสมาชิกวันนี้ รับทันที Professional Package ฟรี 30 วัน