รวมปัญหาทำบิลหอพัก และทางออกที่เจ้าของต้องรู้

การทำบิลหอพักอาจดูเหมือนงานง่าย แต่ในความเป็นจริง เจ้าของหอพักจำนวนมากต้องเสียเวลานับชั่วโมงทุกเดือนเพื่อจัดทำบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการต่าง ๆ โดยเฉพาะหอพักที่ยังใช้ระบบกระดาษ หรือบันทึกข้อมูลด้วย Excel ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้เกิดปัญหากับผู้เช่าได้ง่ายมาก

ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ทั้งหมดด้วย ระบบจัดการหอพัก ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานแทนเจ้าของแบบอัตโนมัติ ลดความผิดพลาด และทำให้การออกบิลเป็นเรื่องง่ายในคลิกเดียว

ปัญหาทำบิลหอพักที่เจ้าของเจอบ่อยที่สุด

1.จดมิเตอร์ผิดเพราะอ่านตัวเลขไม่ตรง

หนึ่งในปัญหาหลักของการทำบิลคือการจดเลขมิเตอร์ผิดทั้งค่าน้ำและค่าไฟ ผู้เช่าบางคนแจ้งว่าค่าบิลสูงผิดปกติ ต้องย้อนกลับไปเช็กตัวเลขใหม่ ทำงานซ้ำ และเสียเวลาทั้งสองฝ่าย

2.คิดยอดรวมผิด คีย์ข้อมูลผิดช่อง

เมื่อใช้ Excel หรือเขียนใส่บิลกระดาษ การคำนวณผิดเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยมาก เช่น ใส่ตัวเลขผิดหนึ่งหลักหรือคำนวณผิดสูตร ทำให้ผู้เช่าสงสัยและเกิดความไม่พอใจตามมา

3.หาบิลย้อนหลังไม่เจอ

เจ้าของหลายคนต้องเปิดแฟ้มทีละเดือนเพื่อค้นหาบิลย้อนหลัง บางครั้งหาย บางครั้งวางผิดที่ ทำให้เสียเวลาและทำให้การเช็กยอดไม่แม่นยำ

4.ผู้เช่าจ่ายช้าเพราะไม่ได้รับบิลทันเวลา

บางครั้งบิลถูกปริ้นช้า แจ้งล่าช้า ผู้เช่าจึงไม่รู้วันครบกำหนด ส่งผลให้เกิดยอดค้างชำระสะสม

5.บิลหาย บิลโดนขยำ หรือบิลเปียกน้ำ

เอกสารกระดาษเสี่ยงต่อความเสียหายง่ายมาก ถ้าวางผิดที่หรือโดนน้ำหกใส่ ข้อมูลก็หายไปโดยถาวร

6.พนักงานทำผิด เจ้าของต้องตามแก้ทุกเดือน

ถ้าไม่มีระบบกลาง พนักงานแต่ละคนทำบิลต่างวิธี ทำให้ยอดไม่ตรงกัน และเจ้าของต้องตรวจทานทุกบิลด้วยตัวเอง ซึ่งไม่ควรเป็นงานที่ต้องทำซ้ำ

ทางออกของทุกปัญหา ใช้ “ระบบจัดการหอพัก” ให้ทำงานแทน

การทำบิลจะกลายเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำขึ้นทันทีเมื่อใช้ระบบออนไลน์อย่าง Horganice เพราะระบบถูกออกแบบมาให้ลดความผิดพลาดและช่วยทำงานแทนเจ้าของแบบอัตโนมัติ

Horganice ช่วยเจ้าของลดปัญหาทำบิลได้อย่างไร?

1.ระบบอ่านมิเตอร์และคำนวณค่าเช่าได้ง่าย

ไม่ต้องจดเลขเอง ระบบช่วยคำนวณค่าน้ำ–ค่าไฟให้ทันที ลดโอกาสผิดพลาดได้ 100%
ดูรายละเอียดฟีเจอร์ได้เลย

2.ออกบิลอัตโนมัติทั้งหอในคลิกเดียว

แค่ใส่ค่าน้ำ–ค่าไฟ ระบบจะสร้างบิลทุกห้องให้ทันที พร้อมส่งให้ผู้เช่าผ่าน LINE หรือแอป

3.บันทึกและเก็บบิลบนระบบออนไลน์

ไม่ต้องเก็บกระดาษอีกต่อไป เพราะบิลทั้งหมดถูกจัดเก็บอัตโนมัติบนระบบ
ค้นหาได้จากชื่อผู้เช่า เลขห้อง หรือเดือนที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที

4.ผู้เช่าดูบิลได้ทันที แจ้งเตือนอัตโนมัติ

ระบบจะส่งบิลและแจ้งเตือนวันครบกำหนดให้ผู้เช่าอัตโนมัติ ทำให้ชำระเงินเร็วขึ้น ลดการค้างชำระได้จริง

5.ระบบประมวลผลด้วย Google Cloud เสถียรและปลอดภัย

ข้อมูลบิลทั้งหมดถูกเก็บบน Google Cloud ซึ่งมีมาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก
ไม่เสียหาย ไม่สูญหาย และสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

6.เจ้าของสามารถตรวจบิลได้ทุกที่แบบ Real-Time

ไม่ต้องรอพนักงานส่งรูปบิล ไม่ต้องเช็กแฟ้ม
เปิดมือถือก็เห็นข้อมูลทั้งหมดทันที

เปลี่ยนจากบิลกระดาษเป็นบิลดิจิทัล ประหยัดเวลาได้มากขึ้น

หลังใช้ ระบบจัดการหอพัก เจ้าของจะรู้สึกได้ทันทีว่า

• ไม่ต้องรอพนักงานทำบิล
• ไม่ต้องตรวจบิลทีละใบ
• ไม่ต้องไล่หาบิลย้อนหลัง
• ไม่ต้องแก้ไขยอดผิดแล้วผิดอีก

ระบบช่วยทำงานแทนทุกขั้นตอน ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้น ส่วนเจ้าของก็สามารถบริหารได้จากทุกที่

ปัญหาทำบิลหอพักทั้งหมด แก้ได้ด้วยระบบจัดการหอพักที่มีประสิทธิภาพ

การทำบิลผิด จดผิด คิดผิด หรือหาบิลไม่เจอ เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในหอพักที่ยังใช้วิธีเดิม แต่ทั้งหมดนี้แก้ได้ง่ายมาก เพียงเปลี่ยนมาใช้ ระบบจัดการหอพัก ที่ช่วยให้บิลถูกต้อง ออกบิลไว ค้นหาบิลง่าย และตรวจสอบได้แบบ Real-Time Horganice คือระบบที่ช่วยลดงานเอกสาร ทำงานแทนพนักงาน และทำให้การบริหารหอพักของพี่แม่นยำและง่ายขึ้นทันที ทดลองใช้งาน Horganice ฟรี 30 วัน