เมื่อความทุ่มเทไม่ทำให้ธุรกิจดีขึ้น เจ้าของหอพักควรเปลี่ยนอะไร

หากมองจากภายนอก หลายคนอาจคิดว่าเจ้าของกิจการหอพัก เป็นผู้ที่ดำเนินธุรกิจแบบ “เสือนอนกิน” ไม่ต้องจัดการอะไรให้มากมาย มีห้องพักอยู่แล้ว แค่รอเก็บค่าเช่าในแต่ละเดือน ทว่าความเป็นจริงแล้วไม่ได้เป็นอย่างนั้น เพราะการเป็นเจ้าของหอพักมีภาระหน้าที่มากมายต้องรับผิดชอบ และต้องลงทุนลงแรงเยอะกว่าที่คนภายนอกมองเข้ามา ทว่าบางครั้งความทุ่มเทหยาดเหงื่อแรงกาย อาจไม่ได้ส่งผลดีต่อธุรกิจเสมอไป

บทความนี้เราจะถอดบทเรียนจากปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจหอพัก พร้อมแนะนำตัวช่วยดี ๆ อย่าง โปรแกรมหอพัก ที่จะเข้ามาช่วยทำให้เจ้าของกิจการไม่ต้องเหนื่อยอย่างที่เคยเป็น มีเวลาให้กับตัวเองและครอบครัว พร้อมกับดูแลกิจการหอพักให้ดีขึ้นมากกว่าเดิม

ในธุรกิจหอพัก หยาดเหงื่อแรงกายที่เสียไป อาจไม่คุ้มค่าเสมอไป

ความเหน็ดเหนื่อยของเจ้าของกิจการหอพัก ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะดำเนินไปได้ด้วยดีเสมอไป เพราะมีเจ้าของกิจการหลาย ๆ คน เลือกจะทำทุกอย่างด้วยตัวคนเดียว ตั้งแต่จัดการบัญชี คอยประสานงานเรื่องต่าง ๆ ไปจนถึงหาผู้เช่ารายใหม่ เนื่องจากกังวลว่าการจ้างทีมงานเพิ่ม จะเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายในธุรกิจ นอกจากความเหนื่อยที่เพิ่มขึ้นแล้ว บางครั้งการบริหารทุกอย่างเพียงลำพัง อาจไม่ได้จัดการทุกอย่างได้ดีไปทั้งหมด อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จนทำให้ธุรกิจไม่ได้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น นั่นคือเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจหอพักหลาย ๆ คนเริ่มสนใจ โปรแกรมหอพัก

5 ภาระอันหนักหน่วง ที่สูบกลืนพลังงานเจ้าของกิจการหอพัก

ก่อนจะเข้าใจว่า ระบบจัดการหอพักเข้ามาช่วยเจ้าของกิจการหอพักได้อย่างไร เราอยากให้คุณได้รับรู้ถึง “ภาระอันหนักหน่วง” ของการเป็นเจ้าของกิจการหอพัก โดยขอหยิบยก 5 ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับเจ้าของหอพักหลาย ๆ คน

1.เสียเวลาจัดการเอกสารกองโตด้วยตัวคนเดียว

การจัดการข้อมูลต่าง ๆ ด้วยการ จดด้วยมือ จำด้วยสมอง หรือ อาจเลือกจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เอาไว้ในไฟล์แบบทั่วไป ไม่มีอะไรรับประกันว่าจะสมบูรณ์แบบไร้ข้อผิดพลาด เนื่องจากการทำงานด้วยตัวคนเดียว การอยู่กับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เอกสารกองโตที่กองพะเนิน มีโอกาสที่จะเกิด Human Error ได้ทุกเมื่อ และเป็นการทำงานที่ซ้ำซากจำเจ จะดีกว่าหรือไม่ ? หากมีตัวช่วยเข้ามาลดภาระการจัดการเอกสารเหล่านี้ให้สะดวกมากยิ่งขึ้น

2.ความผิดพลาดในการเก็บค่าเช่า ปัญหายุ่งเหยิงทางบัญชี

การคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ด้วยมือ มีโอกาสผิดพลาดได้เสมออย่างที่เรากล่าวไปข้างต้น ซึ่งการเกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเงิน นอกจากจะสร้างปัญหายุ่งเหยิงในทางบัญชี เงินอาจตกหล่นจากที่ควรจะได้รับ ไม่มีเอกสารยืนยันด้านการเงินสำหรับการยื่นภาษี ในมุมของความสัมพันธ์กับผู้เช่า การเกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับค่าเช่า จะทำให้ความน่าเชื่อถือของหอพักลดน้อยลงอีกด้วย ยิ่งผิดพลาดบ่อย ๆ ก็จะเกิดปัญหาด้านภาพลักษณ์ที่ยากจะแก้ไข

3.รับภาระทุกอย่างด้วยตัวคนเดียว จนหลงลืมเรื่องสำคัญไป

การเป็นเจ้าของหอพัก แม้จะมีความมุ่งมั่นทุ่มเทเพียงใด แต่ไม่ควรใช้เวลาทั้งหมด ไปกับการโฟกัสแค่บริหารธุรกิจหอพักเพียงเท่านั้น เพราะนอกจากความรับผิดชอบต่าง ๆ ในหอพักแล้ว ยังมีเรื่องส่วนตัวอีกหลายอย่างที่เจ้าของกิจการต้องคิดอยู่ตลอดเวลา หากแบกภาระทุกอย่างเอาไว้คนเดียว จดจำทุกอย่างด้วยสมองเท่านั้น เรามั่นใจว่าจะต้องมีบางเรื่องสำคัญที่หลงลืมไป นั่นเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ว่า เจ้าของธุรกิจหอพักยุคใหม่ เริ่มใช้งานโปรแกรมหอพักมากขึ้นในปัจจุบัน

4.เหนื่อยกับการติดตามค่าเช่าจากลูกบ้านที่ค้างชำระ

สำหรับการบริหารธุรกิจหอพักแบบเดิม ๆ การจะติดตามค่าเช่า ก็จำเป็นจะต้องติดต่อเข้าไปแบบรายบุคคล ซึ่งใช้ระยะเวลานานมากในขั้นตอนนี้ กว่าจะเก็บค่าเช่าครบทุกห้องในแต่ละเดือน ยังไม่รวมกับผู้เช่าที่มีการค้างชำระเป็นประจำ ปัญหานี้เป็นเรื่องหนักอกหนักใจของเจ้าของหอพักแทบทุกคน ซึ่งการนำเอาระบบจัดการหอพัก สามารถร่นระยะเวลาการติดตามค่าเช่าให้เร็วขึ้น ลดความผิดพลาดด้านการคีย์ข้อมูล ที่สำคัญคือเก็บประวัติการค้างชำระของผู้เช่าเอาไว้ในฐานข้อมูลอีกด้วย

5.ไม่มีเวลาพัฒนาธุรกิจ ไม่มีแม้เวลาส่วนตัว

เมื่อเวลาทั้งวันต้องหมดไปกับการทำงานซ้ำ ๆ ซาก ๆ ที่จะต้องจัดการทุกอย่างด้วยตนเอง ตั้งแต่เช้าจรดเย็น บางครั้งอาจต้องล่วงเวลาไปถึงเวลาดึก ๆ ดื่น ๆ อาจทำให้ธุรกิจยังคงย่ำอยู่กับที่ เพราะทุก ๆ อย่างที่ทำในทุก ๆ วันคือสิ่งเดิม ๆ ไม่ได้ทำเพื่อการพัฒนาธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า ยังไม่รวมกับปัญหาส่วนตัวต่าง ๆ อีกมากมาย เพราะใช้เวลาอยู่กับธุรกิจ จนไม่มีเวลาส่วนตัว ไม่มีเวลาให้ครอบครัว อาจหนักถึงขั้นไม่มีเวลาดูแลตัวเองก็เป็นได้

รู้หรือไม่ ? ปัจจุบันมี “โปรแกรมหอพัก” เข้ามาช่วยงานเจ้าของหอพักแล้ว

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ น่าจะได้สะดุดตากับคำว่า “ระบบจัดการหอพัก” หรือ “โปรแกรมหอพัก” บ้างไม่มากก็น้อย นี่คือตัวช่วยสำหรับการดำเนินธุรกิจหอพักยุคใหม่ ภายในโปรแกรมจะมีฟีเจอร์ต่าง ๆ มากมาย ที่เข้ามาช่วยลดภาระการทำงานธุรกิจหอพัก ตั้งแต่การรวบรวมฐานข้อมูลเอาไว้ในที่เดียว สืบค้นข้อมูลย้อนหลังได้ทุกที่ทุกเวลา อัปเดตห้องว่างแบบเรียลไทม์ และ สามารถจัดการเอกสารสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่ง Horganice ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมจัดการหอพักที่กำลังได้รับความสนใจ ปัจจุบันภายในระบบมีการดูแลห้องพักมากกว่า 1 ล้านห้อง

ทำไม ? เจ้าของหอพักหลาย ๆ คน เริ่มหันมาใช้โปรแกรมหอพักกันมากขึ้น

ถ้าความทุ่มเทที่คุณมองให้กับธุรกิจหอพัก ไม่ได้มอบผลลัพธ์อย่างที่หวัง โปรแกรมหอพัก Horganice สามารถช่วยให้คุณลดทอนความเหนื่อยล้าในแต่ละวัน พร้อมกับเป็นการเปิดโอกาสให้ธุรกิจพัฒนามากขึ้นกว่าเดิม จากการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ในระบบอย่างมีประสิทธิภาพ เหล่านี้คือตัวอย่างของฟีเจอร์สำหรับการบริหารจัดการหอพัก ซึ่งตอบโจทย์ปัญหาของเจ้าของธุรกิจหอพักได้อย่างตรงจุด

• ลดงานซ้ำซ้อนและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น มีเวลาส่วนตัวมากขึ้น
• ข้อมูลออนไลน์ เข้าถึงได้ทุกที่ รองรับการบริหารแบบ Remote Management
• ลดความเสี่ยงจากการคีย์ข้อมูลผิดพลาด ซึ่งเป็นปัญหาหลักของงานบัญชีที่ทำด้วยมือ
• เก็บประวัติผู้เช่า รายได้ สัญญา และสถานะห้องอย่างเป็นระบบ ดูย้อนหลังได้ทุกเมื่อ
• สรุปผลเป็น Dashboard เพื่อวิเคราะห์อัตราเข้าพัก รายได้ และแนวโน้มธุรกิจในอนาคต
• ช่วยเสริมภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพให้กับกิจการหอพัก เพิ่มความน่าเชื่อมั่นให้กับธุรกิจ

บทส่งท้าย

ความทุ่มเทไม่ใช่สิ่งที่ผิด การมุ่งมั่นกับธุรกิจก็เป็นสิ่งที่ควรกระทำ แต่ปัจจุบันมีตัวช่วยหลาย ๆ ที่สามารถแบ่งเบาภาระของการดำเนินธุรกิจได้ ยกตัวอย่างเช่น Horganice ซึ่งเป็นโปรแกรมหอพักเต็มไปด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้การบริหารจัดการธุรกิจหอพัก ทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีเวลาว่างเพื่อใช้วางแผนพัฒนาธุรกิจ มองเห็นภาพรวมของธุรกิจแบบภาพรวมได้มากกว่าเดิม และ ช่วยคืนชีวิตประจำวันของเจ้าของธุรกิจ ให้กลับมามีเวลาให้กับตนเองอีกครั้ง 

บริหารหอพักให้เห็นภาพรวมได้ แม้ไม่ได้อยู่ตลอดเวลา เริ่มเลย