ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนวิถีชีวิตของทุกคน เจ้าของหอพักและอพาร์ทเมนท์ก็ต้องปรับตัวเพื่อให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลงเช่นกัน การบริหารหอพักแบบเดิม ๆ ด้วยการจดบันทึกลงกระดาษ หรือใช้ไฟล์ Excel อย่างเดียว เริ่มไม่เป็นที่นิยม และเมื่อใช้งานอย่างต่อเนื่องอาจทำให้เกิดปัญหาได้ง่ายและเสียเวลามากขึ้น
การใช้ ระบบบริหารหอพัก หรือ โปรแกรมหอพัก เข้ามาช่วยจึงเป็นทางออกที่เจ้าของหอพักยุคใหม่ต้องเรียนรู้เพื่อปรับตัว และนำมาใช้เพื่อผลักดันธุรกิจให้เติบโตมากกว่าเดิม
Table of contents
การบริหารหอพักในยุคดิจิทัล ต่างจากยุคก่อนอย่างไร?
ใช้ ระบบบริหารหอพัก ช่วยทำงาน เพิ่มเวลาให้กับชีวิต
- หนึ่งในปัญหาที่เจ้าของหอพักหลายคนเจอ คือ งานจุกจิกที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น การเก็บค่าเช่า การจดมิเตอร์ค่าน้ำ – ค่าไฟ การออกใบแจ้งหนี้ ฯลฯ หากยังทำงานด้วยกระดาษหรือไฟล์ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกัน จะทำให้เสียเวลามากและมีโอกาสผิดพลาดสูง
- ระบบดิจิทัล เช่น Horganice ช่วยลดขั้นตอนซ้ำซ้อนเหล่านี้ โดยระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลผู้เช่า การชำระเงิน และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ทำให้คุณมีเวลาไปพัฒนาธุรกิจมากขึ้น
โปรแกรมหอพัก กับการจัดการข้อมูลผู้เช่า
ช่วยให้การจัดการข้อมูลผู้เช่าเป็นระบบมากขึ้น
- ในยุคดิจิทัลที่มีการเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ข้อมูลผู้เช่าจึงเป็นสิ่งสำคัญต้องถูกเก็บอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว วันเริ่มสัญญา ค่ามัดจำ ไปจนถึงประวัติการชำระเงิน
- หากหอพักยังใช้ระบบการจดด้วยมืออยู่นั้น ก็อาจทำให้ข้อมูลเหล่านี้สูญหายได้ง่าย หรือค้นหาได้ยากเมื่อเวลาผ่านไป
- หากเจ้าของหอพักจัดเก็บข้อมูลที่สำคญเหล่านี้ด้วย โปรแกรมหอพัก อย่าง Horganice การทำงานก็จะเปลี่ยนไป เมื่อไหร่ที่ต้องการข้อมูลของผู้เช่า เจ้าของหอพักสามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ทันที เจ้าของหอพักสามารถเลือกดูข้อมูลของผู้เช่าที่ต้องการได้ไวขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นกองเอกสารให้ยุ่งยาก
จัดวางระบบหอพักเพื่อรองรับการทำงานได้ทุกที่แม้ไม่เข้าตึก
รองรับการทำงานจากระยะไกล
- ในยุคดิจิทัลที่เจ้าของธุรกิจหอพักส่วนใหญ่มีธุรกิจให้บริหารมากกว่า 2 ธุรกิจ การจะเดินทางเข้ามาทำงานที่หอพักจึงเป็นเรื่องรอง เพราะฉะนั้นการใช้งาน ระบบหอพัก ที่รองรับการใช้งานผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ในระยะไกลจึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์
- เจ้าของหอพักสามารถเช็กความเรียบร้อยของหอพักจากที่บ้าน ต่างจังหวัด หรือต่างประเทศได้ทันทีเพียงแค่เปิดมือถือ สามารถทำงานออนไลน์ ตรวจสอบยอด หรือแจ้งเตือนค่าเช่าไปยังผู้เช่าได้ง่าย ๆ โดยไม่จำเป็นต้องเข้าหอพักทุกวัน
- ระบบหอพัก Horganice เรียกได้ว่ารองรับการจัดการหอพักออนไลน์อย่างเต็มรูปแบบ เหมาะกับเจ้าของหอที่มีหลายสาขา หลายธุรกิจ หรือไม่มีเวลาประจำหรือเข้าหอพักตลอดเวลา
ปรับปรุงการบริหารหอพักด้วยระบบดิจิทัล
เพิ่มความโปร่งใส สร้างความเชื่อมั่นให้ผู้เช่า
- การบริหารหอพักผ่านระบบออนไลน์ไม่เพียงช่วยเจ้าของหอพักเท่านั้น แต่ยังสร้างความมั่นใจให้กับผู้เช่าด้วย เพราะผู้เช่าจะได้รับใบแจ้งหนี้ตรงตามเวลา ผู้เช่าสามารถเช็กยอดค้างชำระ เช็กสถานะต่าง ๆ ได้ทันทีผ่านแอปฯ
- นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบการใช้งานน้ำ – ไฟฟ้า ได้ทันที มีความโปร่งใสในการตรวจสอบ ลดความผิดพลาดในการจดบันทึกข้อมูล และยังช่วยเพิ่มความมั่นใใจให้กับทั้งผู้เช่าและเจ้าของหอพัก เพราะมีข้อมูลชัดเจน สามารถเรียกดูประวัติย้อนหลังได้ ช่วยลดปัญหาการโกงและการทุจริตลง
- นอกจากจะสร้างการบริหารที่มีประสิทธิภาพ ยังสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เช่าได้ด้วย อีกทั้งยังช่วยลดปัญหา ลดความขัดแย้งกับผู้เช่า และยังลดข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตลงได้
ระบบบริหารหอพัก ที่เหมาะกับยุคดิจิทัล ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
1. เชื่อมโยงข้อมูลทุกอย่างในที่เดียว
- ระบบที่ดีควรนอกจากจะช่วยให้การบริหารหอพักมีประสิทธิภาพ ยังต้องเชื่อมโยงข้อมูลทุกอย่างไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้เช่า ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ข้อมูลทุกอย่างจะต้องจัดเก็บไว้ในที่เดียว เพื่อลดขั้นตอนการค้นหาและลดเวลาในการทำงานลง
2. ใช้งานสะดวก แม้ผู้ที่ไม่เก่งเทคโนโลยีก็สามารถใช้งานได้
- ระบบที่ดีจะต้องเข้าถึงสะดวก และขั้นตอนการทำงานไม่ซับซ้อน สามารถใชช้งานได้ทุกคน รวมถึงผู้ที่ไม่ถนัดหรือใช้งานเทคโนโลยีไม่คล่องก็สามารถเรียนรู้และใช้งานได้ รวมถึงต้องเป็นระบบที่ตอบโจทย์ในการใช้งานเพื่อบริหารหอพักโดยเฉพาะ มีฟังก์ชั่นที่ครบ
3. มีทีมซัพพอร์ตพร้อมช่วยเหลือ
- การมีทีมซัพพอร์ตที่ดี และพร้อมช่วยเหลือทันทีที่ต้องการหรือเกิดปัญหาในขณะใช้งาน การมีทีมซัพพอร์ตจะช่วยให้ลูกค้ามีความประทบัใจที่ดี โดยทีมซัพพอร์ต จะต้องตอบทุกคำถามการใช้งานได้อย่างครบถ้วน และสามารถแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าได้อย่างตรงจุด จะทำให้ลูกค้าได้ประสบการณ์ที่ดี และเกิดการบอกต่อ
การบริหารหอพักยุคใหม่ ไม่ใช่แค่ “จด – จำ – คิดเลข” อีกต่อไป แต่คือการนำระบบบริหารหอพักมาใช้เพื่อจัดการงานอย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาด เพิ่มความโปร่งใส และทำให้เจ้าของหอพักใช้ชีวิตได้สะดวกมากขึ้นในทุกวัน
ถึงเวลาเปลี่ยนหอพักของคุณ ให้ทันสมัยและง่ายต่อการบริหาร
การบริหารหอพักยุคดิจิทัล ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แต่ต้องเริ่มจากการ “กล้าเปลี่ยน” เพื่อประโยชน์ในระยะยาว และการมีระบบที่ดีจะช่วยให้คุณไม่ต้องวุ่นวายกับเรื่องเดิม ๆ ทุกเดือน และเพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เช่าอีกด้วย
Horganice เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อเจ้าของหอพักโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณบริหารงานได้แบบมือโปรมากขึ้น ระบบปลอดภัย และมีความแม่นยำ ลองเริ่มต้นใช้งานวันนี้ แล้วจะรู้ว่าการทำหอพักให้เป็นระบบไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไปหากว่าคุณยังเป็นคนหนึ่งที่บริหารหอพักแบบเดิม ลองเปิดใจให้กับ โปรแกรมหอพัก Horganice แล้วคุณจะเข้าใจว่าทำไมหลายร้อยหอพักทั่วไทยจึงเลือกใช้