ปัญหาการเงินในหอพักดูแลด้วย ระบบจัดการหอพัก
บริหารหอพักไม่ใช่แค่การปล่อยเช่าห้อง แต่คือการจัดการระบบการเงินหลายด้าน ตั้งแต่การเก็บค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าประกัน ไปจนถึงค่าใช้จ่ายจิปาถะ เช่น ค่าซ่อมแซม ระบบที่ยังใช้การจดบันทึกแบบแมนนวลหรือ Excel ที่อาจทำให้เกิดปัญหาตามมา ไม่ว่าจะเป็น คิดค่าเช่าผิดพลาด, ลืมทวงหนี้ หรือทวงซ้ำซ้อน, เงินไหลออกโดยไม่รู้ตัว หรือดูภาพรวมแบบเรียลไทม์ไม่ได้ การมี ระบบจัดการหอพัก จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยจัดการความวุ่นวายเหล่านี้ให้หมดไป
Table of contents
ปัญหาหอพัก คือ การคิดเงินค่าเช่าที่เจ้าของหอต้องเจอซ้ำ ๆ
1. ความผิดพลาดจากการจดบิลเอง
การคิดค่าน้ำค่าไฟด้วยมือ หรือคีย์ตัวเลขเองทุกเดือน เพิ่มโอกาสผิดพลาด เช่น สลับตัวเลข จดมิเตอร์ผิด หรือคิดค่าไฟผิดห้อง ทำให้ผู้เช่าไม่พอใจและตัวเจ้าของหอก็ต้องเสียเวลามานั่งแก้ไข
2. ทวงเงินแล้วเครียด เกิดความขัดแย้งระหว่างเจ้าของหอและผู้เช่า
เจ้าของหอส่วนใหญ่พูดเป้นเสียงเดียวกันว่า การ “ทวงเงิน” คือเรื่องที่เครียดที่สุดในการทำหอพัก เพราะไม่รู้ว่าจะต้องทวงวันไหนดี ควรพูดยังไงไม่ให้เสียลูกค้า หรือบางครั้งผู้เช่าทำทีลืมจ่าย จนต้องทวงซ้ำ ๆ ทุกเดือน จึงเกิดเป็นความขัดแย้งระหว่างผู้เช่าและเจ้าของหอพักขึ้น
3. เก็บเงินสดไว้ไม่เป็นที่หรือเงินหายไม่รู้ตัว
การเก็บเงินสดที่เก็บจากผู้เช่าบางส่วนอาจสูญหายระหว่างทาง ยิ่งถ้าหากว่าไม่มีการบันทึก ก็จะไม่รู้ว่าเงินหายไปจากระบบตรงไหน อีกทั้งยังไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
เพราะฉะนั้นระบบจัดการหอพักที่มีฟังก์ชันบริหารการเงินแบบครบวงจรจึงเข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างตรงจุด
ระบบจัดการหอพัก แก้ปัญหาทางการเงินได้อย่างไร?
จัดการบัญชีค่าเช่า ด้วย โปรแกรมคิดค่าเช่าห้อง แบบอัตโนมัติ
โปรแกรมหอพัก ที่รองรับการบันทึกและคำนวณค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าปรับ ค่าประกัน ทำให้เจ้าของหอไม่ต้องจดบิลด้วยมืออีกต่อไป ลดโอกาสผิดพลาด และสามารถส่งบิลให้ผู้เช่าได้ทันทีอีกทั้งยังเลือกส่งทั้งตึกหรือส่งแบบรายห้องผ่านแอปพลิเคชันได้ตามต้องการ
ตรวจสอบรายรับ – รายจ่ายได้ทุกวัน
ระบบจัดการหอพักที่ดีจะมีรายงานการเงินบอกไว้อย่างชัดเจน รวมถึงยอดค้างชำระที่แยกตามผู้เช่าได้อย่างละเอียด ช่วยให้รู้ว่าเงินเข้า – ออกไปเท่าไร ออกหรือเข้าจากทางไหน และยังสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้ดีขึ้น
ลดภาระการทวงเงิน ด้วยระบบแจ้งเตือน
โปรแกรมหอพักที่มีระบบแจ้งเตือนการชำระเงินผ่านแอปฯ จะช่วยให้ผู้เช่าทราบระยะเวลาที่ต้องชำระอย่างชัดเจน เมื่อผู้เช่าได้รับบิลแล้วก็สามารถกดชำระออนไลน์ได้ทันที ทำให้เจ้าของหอพักไม่ทวงเงินด้วยตัวเอง และยังลดความอึดอัดในการสื่อสารกับผู้เช่าลง
ปิดยอดการทำบิลแม่นยำทุกเดือน
เมื่อทำบิลเสร็จระบบจะทำการสรุปรายรับ – รายจ่าย ของแต่ละเดือนออกมาให้อัตโนมัติ พร้อมบันทึกบัญชีให้ทันที ระบบจะทำการบันทึกทั้งการออกใบเสร็จ การตัดยอดที่จ่ายแล้ว ยอดค้างจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายให้ผู้เช่าแบบง่าย ๆ
และหากว่าเจ้าของหอพักต้องการระบบที่มีครบ Horganice คือโปรแกรมหอพักที่ตอบโจทย์ เรามีระบบนี้ให้เจ้าของหอใช้ได้ทันทีและไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่ เพียงแค่ลงทะเบียนก็สามารถใช้งานได้เลย
เปลี่ยนการจัดการการเงินจากเรื่องเครียด ให้กลายเป็นเรื่องง่าย
การควบคุมการเงินในหอพักต้องจัดการอย่างเป็นระบบ อีกทั้งไม่ควรที่จะต้องอาศัยความจำ หรือความแม่นยำส่วนตัวของเจ้าของหออีกต่อไป รวมถึงเมื่อมีเครื่องมืออย่าง โปรแกรมบริหารหอพัก เข้ามาช่วย เจ้าของหอพักจะสามารถทำงานที่เคยต้องทำซ้ำ ๆ ได้เร็วขึ้น แม่นยำขึ้น และยังสามารถตรวจสอบข้อมูลการเงิน ข้อมูลรายรับ – รายจ่ายได้สะดวกขึ้น
Horganice ถูกออกแบบมาสำหรับคนทำธุรกิจหอพักโดยเฉพาะ รองรับทั้งการใช้งานรายบุคคลรวมถึงรองรับการใช้งานที่มีทีมงานหลายคน หากคุณต้องการเริ่มต้นใช้ ระบบจัดการหอพัก ที่ช่วยให้การเงินของคุณไม่สะดุด อยากให้การจัดการการเงินของหอพักเป็นระบบต้องใช้ Horganice
- การใช้ โปรแกรมหอพัก ที่มีฟีเจอร์จัดการบัญชีแบบครบวงจรช่วยลดข้อผิดพลาด
- ระบบบริหารหอพักอย่าง Horganice ช่วยให้งานการเงินเป็นเรื่องง่ายและตรวจสอบได้
การบริหารหอพักจะไม่ใช่เรื่องเครียดอีกต่อไป หากคุณใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาโดยเฉพาะ ทดลองใช้ฟรี