ระบบบริหารจัดการหอพัก ตัวช่วยเจ้าของหอพักและอพาร์ทเมนท์ยุคใหม่ที่ต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย ทั้งการจัดการผู้เช่า การดูแลค่าเช่า การควบคุมค่าใช้จ่าย และการปรับปรุงระบบให้ทันสมัยอยู่เสมอ สำหรับเจ้าของหอพักการนำระบบบริหารหอพักเข้ามาช่วยดูแลธุรกิจสามารถช่วยลดภาระงานและเพิ่มความแม่นยำในการจัดการได้อย่างมาก
ในบทความนี้ จะพาไปเจาะลึกถึง 5 จุดเด่นของ ระบบหอพักออนไลน์ ที่ช่วยให้การบริหารหอพักง่ายขึ้น พร้อมคำแนะนำจาก Horganice ที่ช่วยให้เจ้าของหอพักสามารถจัดการธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ
Table of contents
ทำไมหอพักยุคใหม่ถึงต้องมี ระบบบริหารจัดการหอพัก
เพราะการบริหารหอพักในปัจจุบันไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนในสมัยก่อนอีกต่อไป เพราะในสมัยก่อนเจ้าของหอพักสามารถจดบิล บันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงสมุด เขียนข้อมูลผู้เช่าลงกระดาษและเก็บไว้ในกองเอกสารเป็นปึก รวมถึงเเก็บเงินค่าเช่าแบบเงินสดไว้ได้อย่างสบายใจ
แต่ในปัจจุบันเจ้าของหอพักไม่สามารถทำแบบเดิมได้ เพราะผู้เช่าต้องการความสะดวกสบายขึ้น อีกทั้งหอพักก็ต้องการความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ทำให้การจัดการงานต่าง ๆ ไม่สามารถทำแบบเดิมได้ ทำให้การทำงานมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นหลายเท่าตัว
ด้วยเหตุนี้เจ้าของธุรกิจจึงต้องมีการปรับตัวเพิ่มขึ้น ไม่เพียงแค่ต้องทำตามความคาดหวังของผู้เช่า แต่ยังต้องปรับตัวให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งในตลาดได้ หอพักจึงต้องมีระบบจัดการที่ทันสมัยเข้ามาช่วย
จัดการข้อมูลผู้เช่าด้วย ระบบบริหารจัดการหอพัก
หนึ่งในปัญหาที่เจ้าของหอพักต้องเผชิญคือการติดตามสถานะของผู้เช่า ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการเช่า การต่อสัญญา หรือค่าค้างชำระ การใช้ ระบบหอพักออนไลน์ ช่วยให้สามารถติดตามข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ลดข้อผิดพลาดในการรจดบันทึกแบบการใช้มือ
ฟีเจอร์ที่ช่วยให้การจัดการผู้เช่าง่ายขึ้น
- ใช้งานเครื่องอ่านบัตรประชน: บันทึกข้อมูลผู้เช่าอัตโนมัติโดยการเสียบบัตรประชาชน ไม่ต้องจดบันทึกลงบนกระดาษ ลดปัญหาข้อมูลผิดพลาด และลดปัญหาการปลอมแปลงข้อมูล
- มีระบบแจ้งเตือนการต่อสัญญา: เมื่อผู้เช่าใกล้หมดสัญญา ระบบจะแจ้งเตือนทันทีผ่านแอปฯ เจ้าของหอพักและผู้เช่า
- ติดตามการค้างชำระ: เจ้าของหอพักสามารถเช็กยอดค้างของแต่ละห้อง และผู้เช่าสามารถดูยอดค้างชำระผ่านแอปฯ ได้
ฟีเจอร์หรือเครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้งานผ่าน Horganice ได้ ทำให้คุณบริหารผู้เช่าได้ง่ายขึ้น และยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างแม่นยำ
ระบบบริหารค่าเช่าและการชำระเงินอัตโนมัติ
เจ้าของหอพักหลายคนต้องเสียเวลาติดตามการชำระค่าเช่าจากผู้เช่า การมีระบบที่ทันสมัยจะช่วยลดภาระงานได้ อีกทั้งผู้เช่ายังสะดวกต่อการชำระเงินมากขึ้น
Horganice ระบบบริหารจัดการหอพัก ที่มาพร้อมฟีเจอร์จัดการค่าเช่า
ช่วยจัดการค่าเช่า ด้วยระบบอัตโนมัติที่ทำให้ทั้งผู้เช่าและเจ้าของหอพักสะดวก
- ออกบิลค่าเช่าได้อัตโนมัติ: กรอกรายละเอียดบิลค่าเช่าครบ สามารถกดส่งบิลได้ทันที เลือกส่งทุกห้องหรือส่งรายห้องได้
- ออกใบเสร็จอัตโนมัติ: เมื่อผู้เช่าทำการชำระเงินเสร็จเรียบร้อย ระบบบันทึกข้อมูลการชำระเงินและออกใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ให้ และสามารถอัปเดตสถานะการชำระได้อัตโนมัติ
- ระบบแจ้งเตือนการชำระเงิน: ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อผู้เช่าค้างจ่ายหรือเกินกำหนดชำระ
- ชำระเงินผ่าน QR Code: ลดข้อผิดพลาดในการรับเงินสด สะดวกทั้งเจ้าของหอพัก และผู้เช่า
ระบบแจ้งซ่อมและดูแลหอพัก
ปัญหาในการทำหอพักอีกหนึ่งปัญหาใหญ่ คือ การจัดการงานแจ้งซ่อมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ท่อน้ำรั่ว เครื่องใช้ไฟฟ้าชำรุด รวมถึงการดูและหอพัก ค่าส่วนกลาง ฯลฯ หากหอพักมีการใช้งานระบบที่ผู้เช่าสามารถแจ้งซ่อมมายังเจ้าของหอพักได้ทันที จะทำให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ฟีเจอร์กระดานข่าวสาร ช่วยให้ผู้เช่าแจ้งซ่อมแซมได้ไว
- แจ้งซ่อมผ่านระบบออนไลน์: ผู้เช่าแจ้งปัญหาผ่านมือถือ พร้อมกับอัปโหลดรูปภาพส่งไปยังเจ้าของหอพักได้ทันที
- ติดตามสถานะการซ่อมแซม: เจ้าของหอพักสามารถตรวจสอบได้ว่าปัญหาที่แจ้งได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่ และผู้เช่าสามารถติดตามสถานะการดำเนินการผ่านแอปฯ ผู้เช่าได้
ทำให้เจ้าของหอพักไม่พลาดทุกการแจ้งซ่อม และสามารถดำเนินการแก้ไขได้ทัน เพิ่มความประทับใจให้กับผู้เช่า และสามารถติดตามการดำเนินหรือติดตามสถานะการแจ้งได้ง่ายขึ้น
การวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนธุรกิจ
การบริหารหอพักให้เติบโตนอกจากการจัดการที่ดี การดูแลที่เป็นระบบ ยังต้องอาศัยข้อมูลที่แม่นยำ เพราะฉะนั้นการนำระบบเข้ามาใช้งานนอกจากช่วยจัดการงานในหอพัก ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้อย่างละเอียด เช่น วิเคราะห์รายรับ-รายจ่าย จำนวนผู้เช่า และแนวโน้มธุรกิจ ช่วยให้สามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Horganice มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การวางแผนธุรกิจง่ายขึ้น
- รายงานสรุปรายรับ – รายง่าย: ตรวจสอบรายรับ – รายจ่ายประจำเดือนได้อย่างละเอียด
- วิเคราะห์: วิเคราะหข้อมูลทางการเงินของหอพักได้ และสามารถนำข้อมูลไปวางแผนเพื่อพัฒนาหอพักให้เติบโตได้
เพื่อให้หอพักเติบโตได้อย่างยั่งยืน เจ้าของหอพักสามารถใช้ Horganice ในการวางแผนพัฒนาหอพักด้วยหมวดวิเคราะห์ นอกจากวิเคราะหืข้อมูลของหอพักได้แล้วยังช่วยเพิ่มโอกาสการเติบโตของธุรกิจได้อย่างยั่งยืน
การใช้ระบบจัดการหอพักยังช่วยลดปัญหาการโกง การทุจริตภายในหอพักได้ด้วย หมดปัยหาการรับเงินสดทำให้เกิดปัญหาได้เงินไม่ครบ เงินไม่ตรงตามยอด ผู้เช่าเนียนไม่จ่าย หรือพนักงานแอบมุมมิบเงิน เพราะตัวระบบสามารถตรวจสอบประวัติหรือข้อมูลย้อนหลังได้ ช่วยลดปัญหาการโกงหรือการทุจริตได้
นอกจากนี้การใช้งานระบบจัดการหอพัก ยังทำเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับหอพักได้ด้วย เพราะเป็นระบบการทำงานแบบออนไลน์ ที่ช่วยให้ทั้งผู้เช่าและเจ้าของหอพักตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ ทำให้หอพัก อพาร์ทเมนท์ มีมาตรฐาน เรียกได้ว่าช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้กับหอพักได้มากขึ้น ไม่เพียงแค่นั้นยังทำให้หอพักมีความแตกต่างจากคู่แข่งในตลาด เป็นอีกหนึ่งแรงจูงใจที่ทำให้โอกาสต่อสัญญาของผู้เช่ามีสูงมาก
ในยุคที่การแข่งขันในธุรกิจหอพัก อพาร์ทเมนท์สูงขึ้น การมีผู้ช่วยที่เป็น ระบบบริหารจัดการหอพักยุคใหม่ เข้ามาช่วยดูแล จัดการหอพักให้เป็นระบบ คือทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการทำธุรกิจหอพักในยุคนี้
อ่านมาจนถึงตอนนี้เจ้าของธุรกิจหอพักหลายท่านก็เริ่มที่จะมองหาตัวช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการบริหารหอพักกันบ้างแล้ว สำหรับเจ้าของหอพักที่สนใจหรือกำลังมองหาระบบบริหารจัดการหอพักที่เข้าใจคนทำหอพักมากที่สุด ก็คงจะหนีไม่พ้น Horganice
Horganice มือขวาเสือนอนกิน เราคือ โปรแกรมหอพัก ที่พัฒนาโดยคนไทยเพื่อช่วยจัดการงานให้หอพักได้อย่างครอบคลุม ทำให้การทำงานหรือจัดการงานภายในหอพักมีความสะดวกและไม่กินเวลาการใช้ชีวิต
จัดการงานหอพักให้เป็นระบบ
ทดลองใช้งาน ฟรี!!