การเลือกใช้ ระบบจัดการหอพัก ในยุคนี้ถือเป็นการตัดสินใจที่มีผลกับความสำเร็จของธุรกิจอย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อหอพักมีจำนวนห้องเยอะ ผู้เช่าเปลี่ยนบ่อย และเจ้าของไม่มีเวลาดูแลเองอย่างใกล้ชิด
แต่ใช่ว่าทุกคนที่เริ่มใช้ ระบบหอพัก แล้วจะได้รับผลดีเสมอไป หลายคนผิดพลาดตั้งแต่ขั้นตอนการ “เลือก” ระบบ โดยที่ไม่รู้ตัว และผลที่ตามมาคือระบบไม่ตอบโจทย์ ใช้แล้วงานเพิ่มภาระหนักมากขึ้น มีปัญหาเรื่องข้อมูลไม่เป็นระบบ สุดท้ายต้องเลิกใช้
ในบทความนี้รวบรวมจึงอยากจะรวบรวมความผิดพลาดที่เจ้าของหอพลาดบ่อย พร้อมแนวทางแก้และคำแนะนำจากผู้ใช้จริง พร้อมคำแนะนำในการใช้ โปรแกรมหอพัก ให้ช่วยบริหารหอพักได้อย่างมั่นใจ
1. เลือกจากราคาถูกที่สุด โดยไม่ดูคุณสมบัติ
โปรแกรมหอพักราคาถูกอาจดูน่าสนใจในช่วงแรก แต่เมื่อเริ่มใช้งานจริง มักพบว่าฟีเจอร์ที่จำเป็นกลับไม่มี
- การแจ้งเตือนชำระเงิน
- ระบบออกใบเสร็จอัตโนมัติ
- รายงานยอดคงค้าง
- ระบบแจ้งซ่อม
- ระบบแจ้งเตือนสัญญาเช่าใกล้หมด
เพราะฉะนั้นระบบจัดการหอพักที่ดีควรช่วยลดภาระ ไม่ใช่เพิ่มภาระซ้ำซ้อน
หากเจ้าของหอพักต้องการระบบที่มีทุกฟีเจอร์ที่จำเป็นโดยไม่ต้องเสียเงินจ่ายเพิ่มทุกอย่าง Horganice เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ เพราะจัดแพ็กเกจที่คุ้มค่าทั้งในแง่ราคาและคุณภาพ
2. ไม่ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจสมัครใช้งานจริง
หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการ “สมัครใช้งานทันที” เพราะเชื่อในคำโฆษณา โดยไม่ได้ทดลองระบบจริงก่อน
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ:
- หน้าระบบหรืออินเทอร์เฟซใช้งานยาก
- เมนูไม่เป็นภาษาไทย
- การใช้งานกับมือถือไม่สะดวก
- ไม่มีทีมงานให้คำแนะนำเมื่อมีปัญหา
ระบบของ Horganice เปิดให้ทดลองใช้งานฟรี และยังมีทีมซัพพอร์ตที่ให้คำแนะนำเป็นภาษาไทยจริง ไม่ใช่แค่ระบบตอบอัตโนมัติ
3. ใช้ระบบจัดการหอพักที่ไม่รองรับการเชื่อมต่อผ่านมือถือ
ในยุคที่เจ้าของหอจำนวนมากทำงานประจำหรือไม่ได้อยู่ประจำที่หอ การเข้าถึงระบบผ่านมือถือหรือแท็บเล็ตเป็นสิ่งสำคัญ แต่หลายระบบยังจำกัดการใช้งานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์เพียงเท่านั้น
จุดที่ควรระวังคือ:
- ไม่สามารถตรวจสอบสถานะค่าได้แบบ Real Time
- ไม่สะดวกแจ้งซ่อมหรืออัปเดตสถานะห้องว่าง
- ผู้เช่าไม่สามารถติดต่อผ่านแอปพลิเคชันได้โดยตรง
Horganice รองรับการใช้งานผ่านมือถือทั้งเจ้าของและผู้เช่า ใช้งานได้ทุกที่ ดูรายรับ – รายจ่ายได้ในไม่กี่คลิก สามารถทำรายการหรือจัดการหอพักได้ในมือถือเครื่องเดียว
4. มองข้ามการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อต่อยอดธุรกิจ
การใช้ระบบหอพักไม่ควรจบแค่การเก็บเงิน แต่ควรเป็นตัวช่วยในการ “ตัดสินใจทางธุรกิจ” ได้ด้วย เช่น
- ดูว่าห้องประเภทไหนปล่อยเช่าได้เร็ว
- ลูกค้าอยู่เฉลี่ยกี่เดือน
- รายรับ – รายจ่ายในแต่ละเดือนไปในทิศทางใด
แต่ระบบบางระบบกลับไม่มีรายงานหรือมีเพียงตัวเลขพื้นฐานที่ดูยาก ทำให้เสียโอกาสในการพัฒนาธุรกิจ
Horganice มีฟีเจอร์ “สรุปรายงานเชิงวิเคราะห์” ให้เจ้าของดูข้อมูลแนวโน้มธุรกิจได้อย่างชัดเจน รองรับการเติบโต ไม่ใช่แค่การจัดการ
5. เลือกระบบที่ไม่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
บางระบบเมื่อสร้างขึ้นมาแล้วไม่ได้มีการอัปเดตหรือพัฒนาต่อยอดต่อ เมื่อเวลาผ่านไปก็เริ่มไม่รองรับระบบปฏิบัติการใหม่ หรือไม่มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ รองรับเทรนด์ผู้เช่า เช่น ระบบลงชื่อเข้าอยู่ด้วยตัวเอง หรือการจ่ายเงินผ่าน e – wallet
ระบบของ Horganice มีทีมพัฒนาคอยดูแลและมีการอัปเดตฟีเจอร์อย่างต่อเนื่องตามคำแนะนำของผู้ใช้งานจริง และสามารถใช้งานได้สะดวกมากกว่าเดิม
6. ไม่วางแผนร่วมกับผู้เช่าหรือทีมงาน
แม้ระบบดีแค่ไหน แต่ถ้าเจ้าของหอไม่แจ้งให้ผู้เช่าหรือทีมงานให้เข้าใจและใช้งานไปในทิศทางเดียวกัน ระบบนั้นอาจถูก “ต่อต้าน” หรือใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
เคล็ดลับคือ:
- แจ้งผู้เช่าให้ทราบถึงประโยชน์ของระบบ เช่น ตรวจสอบใบเสร็จ แจ้งซ่อมได้เร็ว
- สอนทีมงานให้ใช้งานระบบ เช่น แม่บ้านหรือช่างประจำ
- สื่อสารอย่างตรงไปตรงมาและมีช่องทางให้สอบถาม
- มีคู่มือการใช้งานสำหรับเจ้าของ ผู้เช่า และพนักงาน
- มีทีมงานพร้อมให้คำแนะนำตั้งแต่วันแรกถึงวันไปจนตลอดการใช้งาน
- หลีกเลี่ยงความผิดพลาด เพื่อระบบหอพักที่คุ้มค่าในระยะยาว
หากคุณกำลังวางแผนเลือก ระบบจัดการหอพัก หรือคิดจะเปลี่ยนระบบเดิมที่ใช้อยู่ คำแนะนำที่ดีที่สุดคือ “อย่ามองแค่ราคาหรือชื่อเสียง” แต่ให้พิจารณาจากความต้องการจริงของหอพักคุณ ฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ และการบริการหลังการขายที่ดูแลการใช้งานได้ในระยะยาว
ได้รับความไว้วางใจจากเจ้าของหอพักมากกว่า 2000 ตึก เพราะตอบโจทย์ทุกข้อทั้งในด้านฟีเจอร์ ความยืดหยุ่น และบริการที่ใส่ใจทุกระดับ “ระบบจัดการหอพักที่ใช่” สามารถเปลี่ยนวิธีบริหารหอพักให้มีประสิทธิภาพ
บริหารหอพักให้มีประสิทธิภาพ
ทดลองใช้ฟรี