ลดขั้นตอนการทำบิล จบปัญหานั่งทำเอกสารนาน

ในช่วงปีที่ผ่านมา มีข่าวหลายสำนักพูดถึงปัญหา “เอกสารล้น งานบัญชีผิด ข้อมูลตกหล่น” ในธุรกิจอสังหาฯ และหอพัก โดยเฉพาะหลังจากค่าไฟ ค่าใช้น้ำ และรูปแบบการชำระเงินมีความหลากหลายมากขึ้น ทั้งโอนพร้อมเพย์ ตัดบัญชี หรือจ่ายผ่านแอป ทำให้หลายหอพักต้องออกบิลช้ากว่ากำหนด และเกิดข้อโต้แย้งกับผู้เช่าบ่อยขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำ ๆ จนทำให้เจ้าของหลายรายต้องมองหาเทคโนโลยีที่ช่วยย่นเวลาและลดความผิดพลาดอย่างจริงจัง ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่ ระบบจัดการหอพัก ที่รวมทุกขั้นตอนของการทำบิลไว้ในระบบเดียว

งานทำบิลกำลังกลายเป็น “ภาระใหญ่” ของเจ้าของหอ

หลายปีที่ผ่านมามีรายงานว่ากว่า 68% ของหอพักขนาดเล็ก–กลางยังทำบิลด้วยมือหรือ Excel แม้จะดูเหมือนเป็นงานที่ทำได้ แต่ความจริงแล้วมีความเสี่ยงหลาย

1.ตัวเลขผิดเพราะระบบจดมิเตอร์ยังเป็นแบบออฟไลน์

เมื่อพนักงานต้องเดินจดทีละห้อง ตัวเลขผิดเพียงห้องเดียวก็กระทบทั้งยอดเก็บรายเดือน

2.ผู้เช่าจำนวนมากไม่ได้รับบิลตรงเวลา

จากข้อมูลหลายกลุ่มใน Facebook ห้องเช่า/คอนโด พบว่า ผู้เช่าหลายรายมักบ่นว่า “บิลออกช้า”, “ไม่เห็นบิล” ซึ่งทำให้เกิดค้างชำระโดยไม่ตั้งใจ

3.เอกสารย้อนหลังหาไม่เจอเพราะระบบแฟ้มไม่เป็นระเบียบ

บางหอพักต้องใช้เวลา 20–40 นาทีเพื่อหาบิลย้อนหลังหนึ่งใบ ทำให้การเคลียร์งานปลายเดือนยิ่งล่าช้า

4.พนักงานทำผิด เจ้าของต้องตามแก้ซ้ำ

ข้อมูลไม่ตรง, ใส่ยอดไม่ครบ หรือบันทึกผิดช่อง เป็นปัญหาหลักที่เกิดขึ้นทุกเดือนสถานการณ์นี้ไม่เพียงเสียเวลา แต่ยังทำให้ผู้เช่าเห็นว่าหอพัก “ไม่เป็นระบบ” ซึ่งกระทบต่อความเชื่อมั่นโดยตรง

ยุคใหม่ของหอพัก ทำบิลในไม่กี่นาทีด้วย “ระบบจัดการหอพัก”

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคลาวด์ ทำให้การทำงานเดิมที่เคยใช้เวลา 5–6 ชั่วโมง สามารถลดเหลือเพียง 15–20 นาทีได้ง่าย ๆ ผ่านระบบอัตโนมัติ หนึ่งในระบบที่ถูกพูดถึงมากที่สุดคือ Horganice ซึ่งมีจุดเด่นคือการผสานทุกขั้นตอนของการทำบิลให้ “ลื่นและเร็วแบบ Real-Time”

Horganice ช่วยลดขั้นตอนการทำบิลได้อย่างไร?

Horganice คือระบบที่เจ้าของหอพักนิยมใช้มากที่สุด เพราะออกแบบมาเพื่อให้ งานทำบิลกลายเป็นงานที่เสร็จไวที่สุดในเดือน แทนที่จะเป็นงานที่เสียเวลามากที่สุดเหมือนเดิม

1.คำนวณค่าน้ำ–ค่าไฟ

เมื่อเจ้าของหรือพนักงานเปิดแอป Horganice กรอกเลขมิเตอร์ ระบบจะคำนวณให้ทันทีว่าผู้เช่าต้องชำระเท่าไร ลดความผิดพลาดจากการคิดเลขผิด และไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลขหรือ Excel เลย

2.ออกบิลทั้งหอในคลิกเดียว

จากเดิมที่ต้องกดทำทีละห้อง ตอนนี้สามารถออกบิลทั้งหมดในครั้งเดียว เพียงกรอกค่าน้ำ–ค่าไฟประจำเดือน ระบบจัดการออกบิลให้ครบทุกห้องทันที

3.ส่งบิลให้ผู้เช่าอัตโนมัติ

ไม่ต้องเดินเคาะประตูหรือแจกบิลกระดาษ ระบบจะส่งบิลเข้าระบบของผู้เช่าแบบทันที ช่วยลดจำนวนผู้เช่าที่ลืมหรือไม่เห็นบิลเพราะมีการแจ้งเตือนยอดค้างจ่ายอัตโนมัติ

4.เก็บบิลไว้ในระบบออนไลน์ 100%

บิลทุกฉบับถูกเก็บเข้าระบบซึ่งผู้เช่าและเจ้าของสามารถเปิดดูย้อนหลังได้ตลอดเวลา ไม่ต้องค้นแฟ้ม ไม่ต้องหาเอกสารเก่าให้เสียเวลา

5.เจ้าของตรวจสอบได้แบบ Real-Time

ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เปิดมือถือขึ้นมาก็เห็นสถานะทั้งหมด ตั้งแต่บิลที่ออกแล้ว ยอดค้างชำระ ไปจนถึงผู้เช่าที่เพิ่งชำระใหม่

เปลี่ยนจากงานหนัก งานง่ายในคลิกเดียว

เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติ เจ้าของหอพักจะลดเวลาในการทำบิลลงได้อย่างชัดเจน เช่น:

• จาก 15 วัน เหลือไม่ถึง 5 นาที
• จากการเดินห้องทีละห้อง เหลือเพียงกรอกเลขเดียว
• จากการคิดยอดเอง เหลือเพียงตรวจเช็กความถูกต้อง
• จากการแจกบิลกระดาษ เหลือเพียงกดส่งผ่านระบบ

นี่คือความแตกต่างระหว่างการใช้กระดาษกับการใช้ ระบบจัดการหอพัก แบบเต็มรูปแบบ

ลดขั้นตอนทำบิล ลดงานหนัก และเพิ่มความแม่นยำ

ปัญหาการทำบิลผิด คิดยอดผิด หรือทำงานนานหลายชั่วโมง ไม่ควรเกิดขึ้นอีกในยุคนี้ การใช้ ระบบจัดการหอพัก อย่าง Horganice จะช่วยให้เจ้าของประหยัดเวลา ตรวจสอบง่าย และออกบิลได้ถูกต้องทุกครั้ง ไม่ต้องนั่งทำงานเอกสารจนดึกอีกต่อไป