มองภาพรวมธุรกิจหอพักตลอดปี 2025 ด้วยฟีเจอร์จากโปรแกรมหอพัก

เชื่อว่าเราทุกคนย่อมอยากจะมี “ปีใหม่ที่ดีกว่า” กันทุกคน ไม่เว้นแม้แต่เจ้าของกิจการหอพัก ซึ่งตอนนี้ปี 2025 ใกล้จะปิดฉากลงไปแล้ว สิ่งที่เจ้าของกิจการต้องจัดการคงมีมากมายก่ายกอง ทั้งเรื่องของบัญชี เอกสาร การจัดการห้องพัก ไปจนถึงการเตรียมแผนธุรกิจสำหรับปี 2026 ที่กำลังจะมาถึง บทความนี้เราอยากจะแนะนำประโยชน์ของการเลือกใช้โปรแกรมหอพักเป็นตัวช่วย ที่จะทำให้การผ่านพ้นปีเป็นเรื่องที่ง่ายดายมากยิ่งขึ้น และยังช่วยให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจในตลอดทั้งปีมากขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย

โปรแกรมหอพัก “ตัวเลือก” ที่เป็นมากกว่า “ตัวช่วย”

ก่อนจะมีการเริ่มหันมาใช้โปรแกรมหอพัก เพื่อเป็นตัวช่วยสำหรับการบริหารหอพัก ก่อนหน้านี้โต๊ะทำงานของเจ้าของกิจการ คงเต็มไปด้วยแฟ้มกองโต เอกสารยิบย่อยต่าง ๆ บิลค่าใช้จ่าย โพสต์อิทแปะในมุมต่าง ๆ และยังไม่รวมกับไฟล์มากมายภายในคอมพิวเตอร์ แม้ทั้งหมดที่เราได้กล่าวถึง จะยังคงใช้งานได้ดีสำหรับบางคนก็จริง แต่ถ้าคุณได้ลองเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมห้องพัก แทนการคีย์ข้อมูลลงใน Excel สิ่งแรกที่คุณจะได้สัมผัสคือความสะดวก และยังมีฟีเจอร์อีกมากมาย ที่ช่วยยกระดับการบริหารหอพัก ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกว่าเดิม

เพื่อปีใหม่ที่ดีกว่าเดิม ควรนำประสบการณ์จากปีเก่ามาเป็นบทเรียน

ทุกเรื่องที่เกิดขึ้นในปี 2025 คือข้อมูลสำคัญ ทั้งจุดที่ทำได้ดี และจุดที่ควรปรับปรุง หากเก็บเรื่องราวเหล่านั้นเอาไว้แค่ในความทรงจำ หรือเลือกใช้การจดเอาไว้ในสมุดบันทึก เมื่อถึงเวลาสิ้นปีขึ้นมาจริง ๆ กว่าจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดตลอดทั้งปีมาประกอบกัน ก็อาจทำให้มีข้อมูลสำคัญบางอย่างตกหล่นไป ซึ่งโปรแกรมห้องเช่าจะช่วยรวบรวมข้อมูลสำคัญตลอดทั้งปีเอาไว้ ด้วยระบบการจัดการข้อมูลอันยอดเยี่ยม ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจได้อย่างง่ายดาย และทำให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างเจาะลึกมากขึ้นอีกด้วย

ก้าวผ่านปี 2025 สู่ปี 2026 ที่ดีกว่าเดิม ด้วยฟีเจอร์จากระบบจัดการหอพัก

เจ้าของกิจการที่กำลังชั่งใจว่า โปรแกรมหอพักจะคุ้มค่าต่อการลงทุนหรือไม่ และช่วยให้ช่วงเวลาผ่านพ้นเข้าปีใหม่อันแสนวุ่นวาย สำหรับเจ้าของกิจการหอพักสะดวกสบายมากขึ้นแค่ไหน เหล่านี้คือฟีเจอร์ที่น่าสนใจของระบบจัดการหอพัก ที่จะเข้ามาช่วย “เก็บงานสิ้นปี” ให้เรียบร้อย เตรียมตัวเข้าสู่ปีใหม่ได้อย่างราบรื่น

• เคลียร์ยอดค้างชำระปลายปี มองเห็นพฤติกรรมของผู้เช่า

ยอดค้างชำระเป็นปัญหาที่ไม่ว่าจะหลีกเลี่ยงอย่างไรก็หนีไม่พ้น หากใครดำเนินกิจการหอพักจะต้องเผชิญหน้ากับปัญหานี้เข้าสักวัน ซึ่งการมีระบบจัดการหอพัก ที่มีฟีเจอร์ “วิเคราะห์ข้อมูล” และ “รายงานสรุป” สามารถจำแนกพฤติกรรมของผู้เช่า เพื่อให้เห็นเลยว่า ผู้เช่าคนไหนจ่ายตรงเวลา คนไหนค้างบ่อย หรือใครอยู่ในกลุ่มเสี่ยง เมื่อทราบข้อมูลเหล่านี้ ก็จะได้เตรียมตัวสำหรับวางมาตรการรับมือผู้เช่าในแต่ละกรณี

• จัดการความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สะสมเป็นแรมปี

มนุษย์นั้นอยู่คู่กับความผิดพลาด การเกิด Human Error ในการดำเนินกิจการหอพัก โดยส่วนมากก็มักจะเกี่ยวกับเรื่องของตัวเลข การกรอกข้อมูล และ เอกสารต่าง ๆ ซึ่งการเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการห้องพัก แม้จะไม่ได้ทำให้ปัญหาข้อผิดพลาดต่าง ๆ หายไปจนหมด แต่ก็สามารถลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้น้อยลงได้ ยกตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ “จดมิเตอร์” และ “ทำบิล” ที่ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณตัวเลขให้น้อยลง

• ติดตามระยะสัญญาเช่าแบบเรียลไทม์

การลืมเช็กวันหมดสัญญาเช่า อาจทำให้หลายเรื่องยุ่งยากโดยไม่จำเป็น โปรแกรมหอพักที่มีฟีเจอร์ “สัญญาเช่า” จะช่วยแจ้งเตือนล่วงหน้า ว่าห้องไหนกำลังจะหมดสัญญา และผู้เช่าคนไหนต้องติดต่อเพื่อคุยเรื่องต่อสัญญา เพื่อให้เจ้าของหอพักได้รับรู้ว่า ผู้เช่าต้องการอยู่ต่อหรือว่าอยากจะย้ายออกไปหลังหมดสัญญา เพื่อเตรียมการหาผู้เช่ารายใหม่เข้ามาทดแทนในกรณีที่ย้ายออก และยังเป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจ เพื่อช่วยมัดใจผู้เช่ารายเก่าอีกด้วย

• เข้าถึงข้อมูลเชิงลึก เพื่อแผนการตลาดที่แม่นยำ

โปรแกรมบริหารอพาร์ทเม้นท์ หอพัก และ ห้องเช่า หากเลือกใช้ระบบที่มีคุณภาพ จะมีฟีเจอร์สำคัญในด้านข้อมูลอย่างเช่น “รายงานสรุป” ซึ่งเป็น Dashboard ที่ช่วยให้คุณได้เห็นภาพรวมของธุรกิจแบบภาพกว้าง ไม่พลาดรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจมองข้ามไป ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลที่มีคุณภาพ จะช่วยในเรื่องของการวางแผนธุรกิจในปีถัด ๆ ไปได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น พร้อมกับเป็นการปรับปรุงปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในปีเก่าไปพร้อม ๆ กัน

เช็คลิสต์ เป้าหมายในปี 2026 สำหรับเจ้าของกิจการหอพัก

เหล่านี้คือ “ตัวอย่าง” ของสิ่งที่เจ้าของกิจการหอพักจะต้องจัดการ ก่อนจะเข้าสู่ปี 2026 และแน่นอนว่าจะต้องทำเช่นนี้ในทุก ๆ ช่วงสิ้นปี สำหรับเจ้าของกิจการหอพักมือใหม่ ที่อาจอยู่ในช่วงเพิ่งเริ่มต้นได้ไม่นาน สามารถใช้ลิสต์เหล่านี้เป็นแนวทางการได้ ซึ่งนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น ยังมีเรื่องราวอีกมากมาย ที่ช่วงสิ้นปีเจ้าของกิจการหอพักจะต้องจัดการ

• กำหนดเป้าหมายผู้เช่ารายใหม่ ลองตั้งตัวเลขที่ต้องการขึ้นมา เพื่อเป็นเป้าหมายของการดำเนินธุรกิจในปีใหม่ และต้องหาวิธีการที่จะทำได้ตามเป้าที่วางเอาไว้
• ลดห้องว่างเฉลี่ยต่อเดือนให้น้อยลง เริ่มจากการย้อนดูข้อมูลห้องว่างย้อนหลังในปีที่ผ่านมา ว่ามีเฉลี่ยแล้วกี่ห้อง ห้องไหนบ้าง เกิดจากอะไร จากนั้นก็มาแก้ไขในส่วนนั้น ลดจำนวนห้องว่างให้น้อยลง
• ออกโปรโมชั่นสำหรับห้องที่ปล่อยยาก โปรโมชั่นที่จัดในปีใหม่ ไม่จำเป็นจะต้องจัดกับทุกห้อง เพราะบางห้องอยู่ในจุดที่ดี มีผู้เช่ารายใหม่ได้ง่ายอยู่แล้ว ให้เน้นที่ห้องที่ปล่อยยากเท่านั้น
• จัดการปัญหาซ่อมบำรุงในเชิงป้องกัน อย่าซ่อมแซมแบบผักชีโรยหน้า ให้ใส่ใจกับการซ่อมบำรุงให้มากที่สุด ตรงไหนถูกร้องเรียนบ่อย ก็ต้องจัดการปัญหาที่ต้นเหตุ
• วางแผนงบประมาณซ่อมบำรุงในปีถัดไป ในเมื่อเรามีข้อมูลงบประมาณการซ่อมแซมอยู่แล้ว ก็จะเห็นว่าตรงไหนคือปัญหา และรู้ว่าปัญหาที่ทำให้ต้องซ่อมบ่อยคืออะไร
• ปรับปรุงบริการให้มัดใจผู้เช่ามากขึ้น การบริการที่ดีจะทำให้ธุรกิจหอพักเดินไปข้างหน้าอย่างมั่นคง การจัดการปัญหาให้ผู้เช่า การสื่อสารที่สะดวกรวดเร็ว และความเป็นมืออาชีพที่ต้องแสดงให้เห็น
• จัดเก็บเอกสารสำคัญให้เป็นระบบมากกว่าเดิม ขาดไปไม่ได้อยู่แล้วสำหรับงานเอกสาร ในเมื่อต้องมีการจัดการเอกสารเป็นประจำในทุก ๆ ปี ก็ต้องจัดให้เป็นระเบียบมากขึ้น จะได้สะดวกในปีถัด ๆ ไป

การบริหารหอพักในยุคนี้ ไม่ใช่เรื่องของการเก่งจำตัวเลข หรือเก็บกระดาษให้เป็นระเบียบเพียงอย่างเดียว แต่คือการใช้ข้อมูลทั้งปี มาช่วยตัดสินใจในปีถัดไป โปรแกรมหอพักจึงเป็นตัวช่วยสำหรับการดำเนินธุรกิจหอพักในยุคปัจจุบัน เพราะลดขั้นตอนที่ยุ่งยากในอดีต พร้อมกับเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานมากยิ่งขึ้น

Horganice เป็นโปรแกรมจัดการหอพัก ที่มีฟีเจอร์ที่เหมาะสำหรับการบริหารหอพักแบบครบวงจร อาทิเช่น การแจ้งชำระออนไลน์ , แจ้งข่าวสารผู้เช่า , วิเคราะห์ข้อมูล , เช็คผังห้อง และ สัญญาเช่า เป็นต้น หากสนใจตอนนี้เรามีโปรโมชั่นสุดพิเศษ เริ่มทดลองใช้งานฟรีเป็นระยะเวลาถึง 30 วัน