ไม่อยากปวดหัวกับหอพักหลายสาขา จัดการด้วย โปรแกรมหอพักออนไลน์

เคล็ดลับบริหารหอพักหลายแห่ง ด้วย โปรแกรมหอพักออนไลน์

การมีหอพักหลายสาขาอาจเป็นความฝันของเจ้าของหอหลายคน เพราะหมายถึงรายได้ที่เติบโตขึ้นอย่างก้าวกระโดด แต่ความจริงแล้ว การบริหารหอพักหลายแห่งพร้อมกันไม่ใช่เรื่องง่าย เจ้าของหอหลายคนต้องเผชิญกับปัญหาเรื่องการควบคุมคุณภาพ การจัดการทีมงาน และการดูแลผู้เช่าที่แตกต่างกันในแต่ละสาขา ซึ่งหากไม่มี ระบบจัดการหอพัก ที่มีประสิทธิภาพ ก็อาจกลายเป็นฝันร้ายได้เช่นกัน

บทความนี้ Horganice จะมาแนะนำวิธีจัดการหอพัก สำหรับเจ้าของหอพักที่มีสาขาให้เป็นเรื่องง่าย พร้อมแนะนำ โปรแกรมหอพักออนไลน์ ที่ช่วยให้สามารถควบคุมธุรกิจได้ทุกที่ ทุกเวลา

ปัญหาหลักของการบริหารหอพักหลายสาขา

ก่อนจะไปถึงแนวทางการแก้ไข ต้องมาดูก่อนว่าปัญหาที่เจ้าของหอพักหลายแห่งต้องเจอบ่อยที่สุดมีอะไรบ้าง

1. การจัดการข้อมูลไม่เป็นระบบ

เจ้าของหอหลายคนยังใช้ Excel, ใช้สมุดจด หรือแม้กระทั่งใช้ความจำในการบริหารหอแต่ละสาขา ใช้ทุกอย่างที่จัดการด้วยระบบแมนนวล ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดบ่อยครั้งได้  ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผู้เช่าหาย ยอดชำระไม่ตรง หรือมีความสับสนในเรื่องของการทำเอกสารของแต่ละสาขา ทำให้จัดการทุกอย่างได้แบบไม่จบไม่สิ้น ต้องมีปัญหาทุกเดือน

2. การควบคุมหรือจัดการทีมงาน

เมื่อไม่ได้อยู่หน้างานตลอดเวลา หรือเข้าหอพักตลอดเวลาการจะตรวจสอบว่าทีมงานทำหน้าที่ครบถ้วนหรือไม่เป็นเรื่องที่ยากมาก ยิ่งถ้าหอพักอยู่ต่างจังหวัดหรืออยู่ไกลกัน การบริหารจัดการคนก็กลายเป็นงานหนักที่อาจจะต้องใช้เวลามากขึ้น

3. รายงานการเงินไม่แม่นยำ

การเก็บเงินค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่ามัดจำที่ไม่มีระบบบันทึกชัดเจน อาจทำให้คุณมองไม่เห็นภาพรวมของธุรกิจ หรือมีโอกาสเกิดความผิดพลาดทางการเงิน

วิธีบริหารหอพักหลายสาขาให้ราบรื่น

1. ใช้ระบบจัดการหอพักที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

ทางออกที่ดีที่สุดของการบริหารหอหลายแห่ง คือการนำโปรแกรมหอพักออนไลน์มาใช้ เพราะการมีระบบเหล่าหลังบ้านที่ดีจะช่วยให้สามารถ:

• ดูข้อมูลผู้เช่าทุกสาขาได้แบบเรียลไทม์
• ตรวจสอบสถานะการชำระเงินแยกตามสาขา
• บันทึกค่าน้ำ – ค่าไฟ พร้อมออกบิลอัตโนมัติ
• กำหนดสิทธิ์การใช้งานสำหรับพนักงานแต่ละคน
• สรุปรายงานประจำเดือน สรุปรายได้ – รายจ่ายของแต่ละสาขา

ด้วยการรวมข้อมูลไว้บนระบบกลาง ทำให้คุณสามารถควบคุมภาพรวมของธุรกิจได้ในแอปฯ เดียว ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

2. ตั้งมาตรฐานการทำงานให้แต่ละสาขา

การมีคู่มือการปฏิบัติงาน (SOP) สำหรับแต่ละหน้าที่ เช่น วิธีรับผู้เช่าใหม่ วิธีตรวจสอบห้องก่อนคืน วิธีแจ้งซ่อม ฯลฯ จะช่วยลดความสับสนและทำให้ทุกสาขาบริหารในมาตรฐานเดียวกัน

3. ใช้ระบบรายงานแบบอัตโนมัติ

ควรเลือกใช้ระบบที่สามารถสรุปยอดรายรับ – รายจ่าย และจำนวนผู้เช่าแบบรายวัน รายเดือน โดยไม่ต้องรอให้พนักงานรวบรวมมาเอง จะช่วยลดข้อผิดพลาด และทำให้คุณเห็นแนวโน้มของธุรกิจได้ชัดเจนมากขึ้น

ทำไมเจ้าของหอพักถึงเลือกใช้โปรแกรมหอพัก Horganice

Horganice คือหนึ่งในโปรแกรมหอพักออนไลน์ที่เจ้าของหอพักทั่วประเทศไว้วางใจ โดยเฉพาะกลุ่มที่มี หอพักหลายสาขา เนื่องจากระบบถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์ทั้งการจัดการรายสาขา และการดูภาพรวมธุรกิจแบบครบวงจร

จุดเด่นของ Horganice ที่เหมาะกับการบริหารหลายสาขา

• ดูแลผู้เช่าแยกตามสาขาได้ชัดเจน
• ตั้งผู้ดูแลระบบตามสิทธิ์แต่ละสาขา
• ระบบบิลและรายงานแยกตามหอพักอัตโนมัติ
• ควบคุมงานซ่อม – แจ้งปัญหาได้จากระบบเดียว
• เช็กข้อมูลผ่านแอปฯ ได้ทันที

เจ้าของหอที่ใช้ Horganice หลายคนพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “ชีวิตง่ายขึ้นมาก ไม่ต้องโทรถามพนักงานตลอดเวลา และสามารถขยายหอเพิ่มได้อย่างไม่ปวดหัวเหมือนเมื่อก่อน”

การ บริหารหอพักหลายสาขา จะไม่ใช่เรื่องปวดหัวอีกต่อไป ถ้าคุณมี ระบบจัดการหอพัก ที่ดีและเหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจ การนำระบบจัดการหอพักออนไลน์อย่าง Horganice มาใช้ ไม่เพียงช่วยลดความผิดพลาดในการบริหาร แต่ยังทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการวางแผนขยายธุรกิจในอนาคตหากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการหอพักหลายแห่งง่ายขึ้น

ทดลองใช้ Horganice ฟรีวันนี้ แล้วจะรู้ว่า “บริหารหอพักหลายสาขาสามารถทำได้ไม่ยุ่งยาก”