บันทึกผ่านระบบหอพัก Horganice ใช้เพียง 5 นาที
หนึ่งในงานที่เจ้าของหอพักส่วนใหญ่ยอมรับตรงกันว่า “เหนื่อยและเสียเวลา” มากที่สุด คือการเดินจดมิเตอร์น้ำ–ไฟทุกต้นเดือน บางหอมีเพียง 10–20 ห้องก็ยังพอไหว แต่เมื่อจำนวนห้องเพิ่มขึ้นเป็น 30–50 ห้อง หรือมากกว่านั้น งานจดมิเตอร์ที่เคยใช้เวลาไม่นาน กลับกลายเป็นภาระประจำเดือนที่กินทั้งแรงและเวลาโดยไม่รู้ตัว
ปัญหาไม่ได้มีแค่ความเหนื่อย แต่ยังรวมถึง
- จดตัวเลขผิด
- ลืมจดบางห้อง
- ต้องย้อนกลับไปเช็กซ้ำ
- ตัวเลขไม่ตรงกับบิลที่ออก
- ผู้เช่าถามซ้ำว่า “คิดยังไง”
ทั้งหมดนี้คือ Pain Point จริงของเจ้าของหอพักจำนวนมากในปัจจุบัน
Horganice พัฒนาระบบจัดการหอพักโดยโฟกัสปัญหานี้โดยตรง เพื่อให้การบันทึกมิเตอร์เป็นเรื่องง่าย ใช้เวลาน้อย และเชื่อมต่อกับการทำบิลทันที
ปัญหาการจดมิเตอร์แบบเดิม ที่เจ้าของหอพักเจอจริง
ก่อนจะเข้าใจว่าระบบช่วยได้อย่างไร ลองดูภาพการทำงานแบบเดิมที่ยังเกิดขึ้นในหลายหอพัก
- ต้องเดินขึ้น–ลงทุกชั้นเพื่อจดเลข
- ใช้กระดาษหรือสมุดจด แล้วกลับมาคีย์ใหม่ใน Excel
- ถ่ายรูปเก็บไว้ในโทรศัพท์ แต่ต้องมาไล่ดูทีละรูป
- ตัวเลขผิดเพียงห้องเดียว กระทบทั้งบิล
- หากลืมจด ต้องเดินกลับไปใหม่
ในหอพักขนาดกลาง การจดมิเตอร์อาจใช้เวลา 1–2 ชั่วโมงต่อเดือน และหากมีการแก้ไขย้อนหลัง เวลาที่เสียไปอาจมากกว่านั้นอีกที่สำคัญคือ งานนี้เป็นงานซ้ำทุกเดือน แต่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่มให้ธุรกิจเลย
Horganice ออกแบบการบันทึกมิเตอร์ให้ “ง่ายและเร็ว” จากหน้างานจริง
จากข้อมูลการใช้งานของผู้ใช้ Horganice ฟีเจอร์บันทึกมิเตอร์ถูกออกแบบมาเพื่อให้เจ้าของหรือผู้ดูแลหอพักสามารถทำงานได้ จากมือถือหรือแท็บเล็ต โดยไม่ต้องพึ่งกระดาษหรือไฟล์แยก
หลักการทำงานจริงของระบบคือ
- เลือกห้องจากในระบบ
- กรอกเลขมิเตอร์น้ำและไฟของเดือนนั้น
- ระบบจะบันทึกข้อมูลต่อจากเดือนก่อนหน้าโดยอัตโนมัติ
- ไม่ต้องคำนวณส่วนต่างเอง
จากประสบการณ์ผู้ใช้งานจริง หอพักขนาดเล็ก–กลางสามารถบันทึกมิเตอร์ครบทุกห้องได้ภายใน ประมาณ 5 นาที หากตัวเลขพร้อมและไม่มีการย้อนแก้
ทำไมการบันทึกมิเตอร์ผ่านระบบถึงลดความผิดพลาดได้จริง
1. ระบบจำค่ามิเตอร์เดือนก่อนหน้าให้
Horganice แสดงค่ามิเตอร์ครั้งล่าสุดของแต่ละห้อง ทำให้เจ้าของรู้ทันทีว่าตัวเลขที่กรอก “สมเหตุสมผลหรือไม่” หากพิมพ์ผิด เช่น เลขน้อยกว่าของเดือนก่อน ระบบจะช่วยให้สังเกตความผิดปกติได้ง่าย
2. ไม่ต้องคำนวณหน่วยเอง
ระบบคำนวณจำนวนหน่วยที่ใช้จากผลต่างของมิเตอร์อัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการบวกลบผิด ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในการทำงานแบบมือ
3. ข้อมูลเชื่อมต่อกับบิลทันที
ค่ามิเตอร์ที่บันทึกจะถูกนำไปใช้ในการออกบิลค่าเช่า ค่าน้ำ และค่าไฟในระบบเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำหลายรอบ ลดความเสี่ยงตัวเลขไม่ตรง
จากการจดมิเตอร์ สู่การทำบิลแบบอัตโนมัติในระบบเดียว
จุดเด่นสำคัญของ Horganice คือ การเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง
เมื่อบันทึกมิเตอร์เสร็จ ระบบสามารถ
- นำข้อมูลไปคำนวณค่าใช้จ่ายตามอัตราที่ตั้งไว้
- สร้างบิลของแต่ละห้องอัตโนมัติ
- แสดงรายละเอียดให้ผู้เช่าตรวจสอบได้ชัดเจน
เจ้าของหอไม่ต้องนั่งทำบิลใหม่ทุกเดือน ไม่ต้องกลัวลืมคิดค่าไฟ หรือค่าน้ำของห้องใดห้องหนึ่ง
ผู้เช่าเข้าใจง่ายขึ้น เพราะข้อมูลชัดตั้งแต่ต้น
จากการใช้งานจริงของผู้ใช้ Horganice พบว่า เมื่อบิลแสดง
- เลขมิเตอร์ก่อน–หลัง
- จำนวนหน่วยที่ใช้
- อัตราต่อหน่วย
คำถามจากผู้เช่าลดลงอย่างเห็นได้ชัด เพราะทุกอย่างตรวจสอบได้ ผู้เช่าไม่ต้องเดา และเจ้าของไม่ต้องอธิบายซ้ำสิ่งนี้ช่วยลดข้อโต้แย้ง และสร้างความเชื่อใจระยะยาวระหว่างเจ้าของกับผู้เช่า
ประหยัดเวลา ได้โฟกัสงานสำคัญกว่า
เมื่อไม่ต้องเสียเวลาเดินจดมิเตอร์และทำบิลแบบเดิม เจ้าของหอพักสามารถนำเวลาที่เหลือไปใช้กับงานที่สำคัญกว่า เช่น
- ดูแลคุณภาพห้องพัก
- แก้ปัญหาผู้เช่าได้เร็วขึ้น
- วางแผนรายรับ–รายจ่าย
- เตรียมข้อมูลบัญชีและภาษี
จากข้อมูลการใช้งานจริง เจ้าของหอพักหลายรายสะท้อนตรงกันว่า งานหลังบ้านที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อเดือน ลดเหลือเพียงไม่กี่นาที
เหมาะกับใครที่สุด
การบันทึกมิเตอร์ผ่านระบบหอพัก Horganice เหมาะกับ
- เจ้าของหอพักที่ดูแลเอง
- หอพักขนาดเล็ก–กลาง
- อพาร์ตเมนต์ที่มีผู้ดูแลหลายคน
- ผู้ที่ไม่ถนัดเอกสารหรือ Excel
ระบบถูกออกแบบให้ใช้งานง่าย ไม่ต้องมีพื้นฐานด้านเทคนิค และไม่ต้องเปลี่ยนวิธีคิดงานใหม่ทั้งหมด
เลิกเหนื่อยกับงานที่ระบบทำแทนได้
การเดินจดมิเตอร์ไม่ใช่เรื่องผิด แต่เป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องทำแบบเดิมอีกต่อไปในยุคที่ระบบจัดการหอพักพัฒนาไปไกล
Horganice ช่วยให้การบันทึกมิเตอร์
- เร็วขึ้น
- ผิดพลาดน้อยลง
- เชื่อมต่อกับบิลทันที
- ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีต่อเดือน
เมื่อเจ้าของหอพักไม่ต้องเหนื่อยกับงานซ้ำ ๆ
การบริหารทั้งระบบก็จะง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด