ปวดหัวกับการทำบิล ทำบัญชีอยู่หรือไม่?

การทำธุรกิจหอพัก อพาร์ทเม้นท์ให้เช่าต่าง ๆ เมื่อไหร่ที่เข้าสู่ช่วงสิ้นเดือน หรือช่วงเรียกเก็บเงินค่าเช่าจากลูกบ้านมักสร้างความน่าปวดหัวให้กับผู้เช่าโดยเฉพาะเรื่องการทำบิล และการทำบัญชี “ระบบหอพัก” จึงเป็นอีกทางเลือกชั้นยอดที่พร้อมช่วยลดความน่าปวดหัวดังกล่าวให้กลายเป็นเรื่องง่าย เหนือสิ่งอื่นใดยังสามารถสร้างระบบบัญชีที่ถูกต้อง มองเห็นต้นทุน รายรับ-รายจ่ายชัดเจน ตอบโจทย์ให้กับหอพักของคุณมากกว่าที่คิดอย่างแน่นอน

ความน่าปวดหัวที่เจ้าของหอพักต้องพบเจอก่อนใช้ระบบหอพัก

อย่างที่เกริ่นเอาไว้ว่าการทำบิล ทำบัญชีช่วงสิ้นเดือน หรือช่วงที่ต้องรับเงินจากลูกบ้านมักสร้างความน่าปวดหัวให้กับเจ้าของหอพักอยู่ไม่น้อยหากคุณยังมองข้ามระบบหอพัก ยิ่งหอพัก อพาร์ทเม้นท์หลายแห่งที่เปิดมานานมักเคยชินกับการใช้ระบบแบบจดบันทึกดั้งเดิม หรือบางแห่งอาจทันสมัยขึ้นมาเล็กน้อยด้วยการบันทึกผ่านโปรแกรม Excel แต่นั่นกลับไม่ใช่วิธีดีที่สุดเพราะยังมีโอกาสเจอกับข้อผิดพลาดรวมถึงปัญหาซ้ำซากแบบไม่รู้จบ ได้แก่

• การลืมบันทึกข้อมูล ลืมออกใบเสร็จ จนเกิดการโต้เถียงระหว่างลูกบ้านและเจ้าของหอพัก ภาพลักษณ์ของหอพักเสียหาย
• ใช้เวลาทำบัญชีนานเกินไป จนเสียโอกาสในการทำงานส่วนอื่น
• ยังมีโอกาสผิดพลาดจาก Human Error ได้เสมอ เช่น กรอกตัวเลขไม่ตรง ยอดวางบิลไม่ตรงกับยอดจริง ฯลฯ ซึ่งสร้างปัญหามากกว่าที่คิดทั้งการต้องคำนวณใหม่ทั้งหมดเพื่อหาตัวเลขที่ถูกต้อง หรือการทำงบกำไร-ขาดทุนผิดพลาด ส่งผลต่อการวางแผนธุรกิจระยะยาว เป็นต้น

“ระบบหอพัก” ผู้ช่วยที่จะเปลี่ยนการทำบิล ทำบัญชีให้ง่ายขึ้นกว่าเดิม

ธุรกิจยุคใหม่ต้องมองถึงการนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด แม้หอพัก อพาร์ทเม้นท์บางแห่งยังดูแลโดยคนรุ่นพ่อแม่ก็อย่าพึ่งกังวลใจหากต้องใช้งาน “ระบบหอพัก” เพราะนี่คือผู้ช่วยที่จะเปลี่ยนการทำบิล ทำบัญชีหอพักในแต่ละเดือน ไปจนถึงระบบบริหารจัดการต่าง ๆ ให้กลายเป็นเรื่องง่ายมากกว่าเดิมด้วยฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์แบบครบครัน ซึ่งตัวอย่างฟีเจอร์เด่นจากโปรแกรมหอพักของ “Horganice” ประกอบไปด้วย

1. จดมิเตอร์รวดเร็ว ทำบิลแม่นยำ

จดมิเตอร์ง่ายมากเพียงแค่เข้าแอป Horganice กรอกเลขมิเตอร์น้ำ-ไฟ กดบันทึก ระบบจะคำนวณค่าใช้จ่ายของห้องนั้น ๆ ทันที ถูกต้องแมนยำ 100% ส่วนระบบการทำบิลทุกประเภท เช่น บิลค่าเช่า ค่าน้ำ-ค่าไฟ ค่าส่วนกลาง ค่าอินเทอร์เน็ต ฯลฯ สามารถสร้างและส่งให้ผู้เช่าทุกคนแบบออโต้ภายใน 5 นาที แถมยังเช็กสถานะของการชำระเงินได้อีกด้วย สะดวก รวดเร็วกว่าที่เคย

2. มีรายงานสรุปและการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางกลยุทธ์การทำธุรกิจ

ระบบหอพักของ Horganice จะมีรายงานสรุปที่คุณสามารถเรียกดูได้ เช่น หนี้ค้างชำระ สรุปรายได้ สรุปการย้ายเข้า-ออกของลูกบ้าน สามารถพิมพ์ออกมาเป็นข้อมูลเพื่อช่วยให้การวางกลยุทธ์พัฒนาธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ของคุณเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ

3. จัดการหอพักได้แบบมืออาชีพตัวจริง

โปรแกรมหอพักของเรายังมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณจัดการหอพักแบบมืออาชีพของจริง ไม่ว่าจะเป็น

• การระบุผังห้อง รู้ทันทีห้องไหนว่าง ห้องไหนยังค้างชำระ เพิ่มโอกาสการปล่อยเช่า ลดความเสี่ยงเกิดหนี้สูญ 
• การทำสัญญาเช่าพร้อมลงสนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ถูกต้องตามกฎหมาย) เอกสารไม่มีหาย และยังมีการแจ้งเตือนหากใกล้หมดสัญญา
• การสื่อสารถึงผู้เช่าและการจัดการพัสดุ ส่งข้อความหรือข้อมูลต่าง ๆ ให้ลูกบ้านผ่านแอปโดยตรง เช็กได้ว่าห้องไหนเห็นประกาศแล้วบ้าง หากมีพัสดุสามารถแจ้งเตือนไปยังผู้เช่าทันที แค่ถ่ายรูปและเลือกห้อง ตรวจสอบหลักฐานรับพัสดุได้ สิ่งเหล่านี้เป็นกลยุทธ์แบบ CMR หรือการบริหารความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้ารูปแบบหนึ่ง

บอกลาความน่าปวดหัวของการทำบิล การทำบัญชีด้วยระบบหอพักที่จะสร้างผลลัพธ์อันน่าพึงพอใจสูงสุดให้กับเจ้าของธุรกิจรวมถึงผู้ดูแลทุกคน ไม่ต้องเสียเวลากับงานซ้ำซาก ลดความผิดพลาดส่วนบุคคล ไม่ต้องกลัวลืมการออกเอกสารต่าง ๆ และยังสร้างความสัมพันธ์อันดีต่อลูกบ้านได้อีกด้วย ซึ่งโปรแกรมหอพักของ Horganice มีความครบครันในตัวฟีเจอร์ทุกด้าน ใช้งานง่ายมากแม้เป็นมือใหม่หรือคนยุคพ่อแม่ก็หายห่วง เปลี่ยนการทำธุรกิจหอพักแบบเดิมสู่มิติใหม่ที่จะสร้างความสำเร็จและความน่าประทับใจให้กับลูกบ้าน สร้างการเติบโตได้แบบระยะยาว ปรึกษาทีมงานของเราเพิ่มเติมหรือทดลองใช้งานฟรีได้ทันที