การบริหารหอพักหรืออพาร์ทเม้นท์อาจเป็นอาชีพที่หลายคนใฝ่ฝัน แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีผู้อยู่อาศัยมากขึ้น การบันทึกและจัดการเองแบบแมนนวลอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ โปรแกรมหอพัก หรือระบบจัดการหอพัก จึงเป็นตัวเลือกที่น่าลงทุนสำหรับเจ้าของหอพัก
เพื่อให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ในบทความนี้ได้รวบรวม 7 ปัญหาที่เจ้าของหอพักต้องเจอเมื่อไม่ได้ใช้ระบบจัดการหอพัก
1. เอกสารเยอะ กระดาษเต็มโต๊ะ ตรวจย้อนหลังยาก
เมื่อไม่มีระบบจัดการหอพักเป็นตัวช่วย ปัญหาหอพักที่พบได้เป็นประจำก็คือ เอกสารหรือกระดาษ เช่น สำเนาสัญญาเช่า 20–200 ชุดวางกองอยู่เป็นปึก บิลค่าน้ำ–ค่าไฟแยกกันหลายแบบ ใบแจ้งหนี้กระจัดกระจาย และเมื่อต้องหารายการย้อนหลังทีไร ก็ต้องรื้อทั้งโต๊ะทำให้เสียทั้งเวลาและเสี่ยงต่อการทำเอกสารหาย และตรวจสอบย้อนหลังลำบาก
การใช้โปรแกรมหอพัก จะสามารถจัดเก็บข้อมูลสำคัญทุกอย่างไว้บนระบบออนไลน์ที่แบ่งหมวดหมู่ไว้อย่างชัดเจน สามารถกรอก จัดเก็บ และบันทึกข้อมูลได้ทันที หากต้องเรียกดูย้อนหลังก็สามารถจัดการผ่านระบบจัดการหอพักได้ ไม่ต้องกลัวข้อมูลสูญหาย และไม่ต้องเสียเวลาค้นหานาน
2. เก็บค่าเช่าช้า ผิดพลาด ยอดไม่ตรง
เมื่อใช้การจัดการหอพักแบบเดิม ทั้งการจดลงสมุดบันทึก หรือใช้โปรแกรมห้องพักด้วยการบันทึกผ่าน Excel ปัญหาที่มักจะพบบ่อยก็คือ
- ลืมจดวันที่จ่าย
- ลืมอัปเดตว่าผู้เช่าจ่ายแล้ว
- รวมยอดผิดเพราะคีย์ผิดตำแหน่ง
- ยอดรวมกับบัญชีจริงไม่ตรง ต้องนั่งตรวจใหม่หมด
แต่การใช้ระบบหลังบ้านช่วยจัดการหอพักที่มีฟีเจอร์แจ้งหนี้และเก็บค่าเช่าออนไลน์ อย่างใน Horganice ยอดจ่ายจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ ผู้เช่าดูบิลผ่านมือถือ แจ้งชำระได้ทันที ช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณ ทำให้เก็บเงินได้ตรงเวลาและแม่นยำมากขึ้น
3. ลืมแจ้งเตือน สัญญาหมดอายุ หรือค่ามิเตอร์ประจำเดือน
เมื่อถึงเวลาที่ต้องแจ้งการต่อสัญญา หรือเรียกเก็บค่าน้ำ ค่าไฟตามมิเตอร์ในแต่ละเดือน ถ้าไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ เจ้าของหอพักอาจต้องคอยจดบันทึกหรือหาวิธีแจ้งเตือนเอง ไม่ว่าจะเป็นห้องไหนกำลังจะหมดสัญญา ห้องไหนถึงกำหนดอ่านมิเตอร์น้ำ–ไฟ หรือห้องไหนต้องออกบิลในวันไหน เมื่อต้องจัดการหลายห้องพร้อมกัน ก็อาจทำให้ลืมหรือจัดการได้ไม่ครบถ้วน
ระบบจัดการหอพักจะมีฟีเจอร์ที่ช่วยแจ้งเตือนเตือนทั้งของเจ้าของและผู้เช่า ทำให้ไม่ต้องคอยจำวันสำคัญด้วยตัวเอง และไม่พลาดการติดตามที่แม่นยำ
4. ผู้เช่าโอนผิดบัญชี ส่งสลิปไม่ครบ ต้องคอยตามทุกเดือน
ปัญหายอดฮิตของหอพักที่เก็บค่าเช่าผ่านการโอนเงินคือ ผู้เช่าโอนผิดบัญชี ส่งสลิปมาไม่ครบ แนบสลิปล่าช้า ทำให้เจ้าของต้องนั่งไล่เช็กทีละรายการ ซึ่งปัญหานี้กินเวลามาก และมักทำให้ยอดเงินในบัญชีคลาดเคลื่อนจนต้องแก้บิลและเอกสารเป็นประจำ
หากมีโปรแกรมหอพักที่รองรับการอัปโหลดสลิปและตรวจสอบในระบบ เจ้าของจะเห็นข้อมูลทันทีว่าผู้เช่าไหนส่งหลักฐานแล้ว และสามารถอนุมัติหรือโต้แย้งได้ทันที ไม่ต้องไล่ถามทีละคนในแชตอีกต่อไป
5. ไม่มีข้อมูลสรุปภาพรวมรายได้และห้องว่าง
การบริหารหอพักโดยไม่มีระบบจัดการหอพักจะทำให้เกิดปัญหา เช่น ไม่รู้ว่ารายได้รวมต่อเดือนจริง ๆ เท่าไหร่ ไม่รู้สัดส่วนห้องที่ว่างอยู่ และสำคัญที่สุดคือไม่มีข้อมูลสรุปเพื่อใช้วางแผนธุรกิจ ทำให้เจ้าของหอพักตัดสินใจจากความรู้สึกมากกว่าข้อมูลจริง ซึ่งอาจทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจได้เช่นกัน
ระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ Horganice มี Dashboard ให้ดูรายได้รายเดือน, ห้องว่าง, การชำระเงินค้าง, และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ช่วยให้เจ้าของวางแผนอย่างมืออาชีพ
6. ใช้ Excel แล้วสูตรเพี้ยน คีย์ผิด หรือไฟล์ไม่อัปเดต
หลายหอพักยังใช้โปรแกรมห้องพักแบบ Excel ในการเก็บข้อมูล แต่ปัญหาเกิดขึ้นได้ง่าย เช่น
- สูตรคำนวณเพี้ยนแบบไม่รู้ตัว
- คีย์ตัวเลขผิด ทำให้ทั้งรายงานผิด
- ไฟล์ไม่อัปเดต ต้องคอยบอกให้ผู้ช่วยเซฟทับ
- ไฟล์เสีย เปิดไม่ได้
- หอพักที่มีผู้ช่วยหลายคนใช้ไฟล์คนละเวอร์ชันจนข้อมูลมั่วเชื่อมต่องานกันไม่ได้
Excel อาจเหมาะกับหอพักเล็กในช่วงเริ่มต้น แต่เมื่อห้องเกิน 20–30 ห้องขึ้นไป ปัญหาก็มากขึ้นตามไปด้วย
การใช้โปรแกรมห้องเช่าจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ เพราะทุกข้อมูลแสดงอยู่ในระบบเดียว อัปเดตอัตโนมัติ ปรับการใช้งานได้ยืดหยุ่นเพื่อรองรับจำนวนผู้อยู่อาศัย ไม่มีสูตรพัง ไม่มีไฟล์หาย และไม่มีเวอร์ชันที่ซ้ำซ้อน
7. ผู้ช่วยหลายคนใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน ทำงานไม่ตรงกัน
หอพักขนาดใหญ่อาจต้องใช้ผู้ที่ช่วยดูแลและจัดการข้อมูลหลายคน ปัญหาอย่างหนึ่งคือการใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน การคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนไม่ตรงกัน มีห้องที่ถูกทำความสะอาดแล้วแต่ระบบไม่อัปเดต หรือผู้เช่าติดต่อเรื่องเดิมหลายรอบเพราะข้อมูลไม่เชื่อมกัน ปัญหาเหล่านี้ทำให้การทำงานไม่เป็นระบบ และสร้างความไม่พอใจให้กับผู้เช่าได้ง่าย
ระบบจัดการห้องพักช่วยให้ที่ผูัใช้งานสามารถจัดการข้อมูลแต่ละส่วนได้ชัดเจน และจัดการได้บนระบบเดียวกัน ทำให้ทุกอย่างถูกอัปเดตบนระบบได้แบบเรียลไทม์
ระบบจัดการหอพัก เครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหาพบบ่อยให้เจ้าของหอพัก
ปัญหาทั้ง 7 ข้อนี้ล้วนเกิดจากการทำงานแบบไม่มีระบบจัดการหอพักซึ่งเป็นระบบกลาง ทำให้การจัดการแบบแมนนวล หรือใช้เอกสารและสมุดบันทึกแบบเดิม ๆ สร้างข้อผิดพลาดได้ง่าย ดังนั้นเมื่อธุรกิจหอพักเริ่มเติบโต หรือมีจำนวนหอพักที่ต้องแลมากขึ้น โปรแกรมหอพัก หรือ ระบบจัดการหอพัก จะเป็นสิ่งที่คุ้มค่าต่อการลงทุน และช่วยลดภาระ ลดขั้นตอนการทำงานให้รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น