เมื่อเข้าสู่ช่วงปลายปีทีไร บนโต๊ะทำงานของเจ้าของกิจการหอพัก ก็จะเต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารมากมายที่รอให้จัดการ แทนที่ช่วงเวลานี้ควรจะเป็นช่วงเวลาแห่งการพักผ่อน กลายเป็นต้องมาใช้เวลาไปกับการไล่เลียงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ของหอพัก จะดีกว่าหรือไม่ ? หากคุณเลือกใช้ตัวช่วยอย่าง “โปรแกรมหอพัก” ที่จะเข้ามาช่วยให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ ในปี 2025 กลายเป็นเรื่องง่าย พร้อมจัดเรียงข้อมูลใหม่ในปี 2026 อย่างไร้รอยต่อ ตัวโปรแกรมจะช่วยได้มากน้อยเพียงใด บทความนี้มีคำตอบ
ระบบจัดการหอพัก ตัวช่วยที่ทำให้การจัดการข้อมูลกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ
การเป็นเจ้าของหอพัก ไม่ได้มีหน้าที่เพียงการเก็บค่าเช่าอย่างที่หลายคนเข้าใจผิด เพราะยังมีความรับผิดชอบอีกมากมาย หนึ่งในเรื่องที่น่าปวดหัวที่สุดก็จะเป็นเรื่องของ “งานบัญชี” ที่จะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ทั้งในเรื่องของตัวเลข ไปจนถึงเรื่องของเอกสารบิลต่าง ๆ ไว้ให้เรียบร้อย หากตอนนี้คุณยังไม่ได้ใช้งานโปรแกรมหอพัก และยังเลือกใช้การจัดเก็บข้อมูลด้วยรูปแบบเดิม ๆ ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร หรือ อาจทำบัญชีเอาไว้ในไฟล์ Excel เชื่อได้เลยว่าทุก ๆ ช่วงสิ้นปี คุณต้องเผชิญกับช่วงที่ยากลำบาก จากการจัดการข้อมูลมหาศาลเหล่านั้นให้เรียบร้อย
ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการข้อมูลของเจ้าของกิจการหอพัก
เพื่อให้เห็นถึงประโยชน์ของการใช้งานโปรแกรมบริหาร อพาร์ทเม้นท์ หอพัก และ ห้องเช่า คงไม่มีสิ่งไหนทำให้เห็นภาพได้ชัดเจนนอกจากยกเอา “ปัญหาที่พบบ่อย” มาเป็นกรณีตัวอย่าง ซึ่งเหล่านี้คือเรื่องหนักใจของการจัดการข้อมูลในช่วงสิ้นปีของเจ้าของกิจการหอพัก
- ข้อมูลงบซ่อมไม่ได้แยกหมวดหมู่ ปิดงบประจำปีได้ยาก และไม่รู้ว่าเงินถูกใช้ไปกับการซ่อมแซมในส่วนไหนมากน้อยเท่าไหร่
- หลักฐานการจ่ายค่าเช่าตกหล่น ผู้เช่ายืนยันว่าจ่ายแล้ว แต่หาใบเสร็จหรือสลิปโอนเงินไม่เจอ การสอบถามย้ำ ๆ ซ้ำ ๆ กับผู้เช่า อาจทำให้ผู้เช่าเสียความรู้สึกได้ และดูไม่เป็นมืออาชีพ
- การคืนเงินประกันผิดยอด การที่ไม่มีข้อมูลที่แสดงว่าเงินประกันที่ลูกค้าชำระเอาไว้เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ อาจทำให้การคืนเงินประกันผิดพลาด หรืออาจเกิดข้อพิพาทโต้เถียงกับลูกค้าได้
- สับสนกับสัญญาเช่า การไม่จัดเก็บและคัดแยกสัญญาเช่าให้ดี เมื่อถึงเวลาที่ต้องการนำมาใช้จริง ๆ ก็จะทำให้สับสนว่าควรหาจากที่ไหน หากสูญหายก็จะเกิดความยุ่งยากตามมาในภายหลัง
- ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ ปัจจุบันธุรกิจสามารถขับเคลื่อนด้วยข้อมูล หากไม่มีการจัดการข้อมูลให้ดี ก็เหมือนกับการทิ้งโอกาสที่จะนำข้อมูลเหล่านั้นมาพัฒนาธุรกิจในปีถัด ๆ ไป
แยกข้อมูลในแต่ละปีไว้เป็นระเบียบ หมดปัญหาเรื่องบัญชีและการยื่นภาษี
แน่นอนว่าการดำเนินธุรกิจหอพัก สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยคือ “การทำบัญชี” ซึ่งไม่ได้เป็นแค่การทำรายรับรายจ่ายโดยทั่วไปเท่านั้น เพราะเมื่อเป็นการประกอบกิจการที่มีเงินได้ ย่อมมีเรื่องของภาษีเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้นการใช้ระบบจัดการหอพัก เพื่อจัดการข้อมูลต่าง ๆ ในหอพักให้เป็นระเบียบเรียบร้อย จะช่วยให้ลดความยุ่งยากเรื่องของงานบัญชีลงไปได้เยอะเลยทีเดียว พร้อมกับช่วยลดข้อผิดพลาดในการยื่นเสียภาษีอีกด้วย ปัญหาเอกสารหาย ข้อมูลตกหล่น คำนวณผิดพลาด จะลดน้อยลงกว่าการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ๆ อย่างเห็นได้ชัด
5 ประโยชน์จากการใช้โปรแกรมหอพักช่วยจัดการข้อมูลประจำปี
ในช่วงสิ้นปี 2025 หากเจ้าของธุรกิจหอพักท่านใด ยังไม่ได้ลองใช้โปรแกรมห้องเช่า ในปี 2026 ก็ยังไม่สาย มั่นใจได้เลยว่าคุณจะพบกับความแตกต่าง จากประสบการณ์จัดการข้อมูลแบบเดิม ๆ อย่างสิ้นเชิง โดยเราขอยกตัวอย่างประโยชน์ของการใช้โปรแกรมหอพัก ในการจัดการข้อมูลประจำปี ซึ่งมี 5 ข้อที่น่าสนใจดังต่อไปนี้
1.ปิดงบประมาณในแต่ละปีได้อย่างง่ายดาย
หากปิดงบประมาณในช่วงสิ้นปีจะกลายเป็นเรื่องง่ายในทันที หากใช้ฟีเจอร์ “วิเคราะห์ข้อมูล” และ “รายงานสรุป” ภายในโปรแกรมหอพัก เนื่องจากจะมีข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดทั้งปีสรุปเอาไว้ให้แล้ว และมีการแบ่งหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเอาไว้อย่างชัดเจน พร้อมกับสามารถ Export ต่อให้สำนักงานบัญชี หรือ เก็บเป็นแฟ้มข้อมูลประจำปีได้ในไม่กี่ขั้นตอน
2.เวลามีปัญหาสามารถหาเคสย้อนหลังได้ง่าย
กรณีมีข้อโต้แย้งกับผู้เช่า เกี่ยวกับเรื่องของค่าเช่า ค่าปรับ ค่าเสียหาย หรือ เงินมัดจำ เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาบานปลาย สามารถดึงเอาข้อมูลที่เป็นข้อพิพาท ออกมาจากโปรแกรมหอพักได้ในทันทีที่ต้องการ ซึ่งรวมไปถึงบันทึกการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนั้น ๆ ช่วยให้ข้อพิพาทที่เกิดขึ้นจบลงได้โดยง่าย หรือถ้ายังแก้ปัญหาไม่ได้จริง ๆ ก็จะมีหลักฐานที่ครบถ้วน สำหรับดำเนินการทางกฎหมาย
3. ลดความเสี่ยงจากปัญหาข้อมูลสูญหาย
การเก็บข้อมูลแบบเก่า ทั้งในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร หรือ ไฟล์ข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว มีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นการทำแฟ้มเอกสารหาย หรือ ไฟล์ข้อมูลที่เก็บเอาไว้มีปัญหา การจัดการข้อมูลด้วยโปรแกรมหอพัก จะเป็นการเก็บข้อมูลเอาไว้บน Cloud ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย และยังช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้จากทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย
4.รองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
เมื่อธุรกิจหอพักของคุณกำลังเติบโตในทิศทางที่ดี มีการขยับขยายธุรกิจให้ใหญ่โตยิ่งกว่าเก่า แน่นอนว่าจะต้องมาพร้อมกับข้อมูลที่เพิ่มมากขึ้นเป็นเท่าตัว การใช้ระบบจัดการห้องพักที่มีคุณภาพ สามารถช่วยให้คุณจัดการข้อมูลจำนวนมากโดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มทรัพยากรในการจัดการข้อมูล ไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่ออฟฟิศเพิ่มขึ้น และ ไม่จำเป็นต้องมองหาตู้เอกสารเพิ่มเติมอีกด้วย
5.การเปลี่ยนมือผู้บริหารจะกลายเป็นเรื่องง่ายในทันที
ในอนาคตหากเจ้าของธุรกิจต้องการส่งต่อกิจการให้ลูกหลาน หรือขายกิจการให้เจ้าของใหม่ “ข้อมูล” จะกลายเป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่าอย่างมาก ถ้าทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในโปรแกรมหอพักที่เป็นระบบระเบียบ ผู้บริหารคนใหม่จะสามารถเรียนรู้ภาพรวมธุรกิจ รายได้ ผู้เช่า และประวัติการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมานั่งไล่ถามทีละเรื่องจากสมุดโน้ตหรือแฟ้มกระดาษที่หาอะไรแทบไม่เจอ
การจัดการข้อมูลที่ดีด้วยโปรแกรมหอพัก ช่วยให้การดำเนินธุรกิจหอพักเป็นไปได้อย่างราบรื่น เพราะการจัดการข้อมูลเป็นงานที่ต้องทำตลอดทั้งปี ไม่ใช่ทำแค่ในช่วงสิ้นปีเพียงเท่านั้น สุดท้ายนี้สำหรับเจ้าของกิจการหอพักที่สนใจอยากใช้โปรแกรมจัดการหอพัก ขอแนะนำ Horganice เป็นโปรแกรมจัดการหอพักที่เปิดให้ทดลองใช้งานฟรีเป็นระยะเวลา 30 วัน ภายในโปรแกรมมีฟีเจอร์สำหรับจัดการหอพักรวมเอาไว้ครบในที่เดียว พร้อมบริการเสริมอย่าง “ระบบบัญชี” ที่จะช่วยให้การทำบัญชีของคุณเป็นเรื่องง่ายเสียยิ่งกว่าง่าย