เจ้าของธุรกิจหอพัก คือหนึ่งอาชีพในฝันของใครหลายคน เพราะเรียกได้ว่าเป็นอาชีพแบบ “เสือนอนกิน” ที่สามารถทำเงินได้ทุกเดือนโดยไม่ต้องลงแรงให้ยุ่งยาก แต่หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยของธุรกิจนี้ก็คือ ไม่มีระบบจัดการหอพักที่ดี ทำให้เกิดปัญหาอย่างเอกสารเต็มโต๊ะ ติดตามค่าเช่ายาก และระบบจัดการภายในไม่เป็นระเบียบ ยิ่งเจ้าของหอพักต้องทำคนเดียวยิ่งมีโอกาสผิดพลาดได้ง่ายขึ้น
ในบทความนี้เลยอยากชวนเจ้าของหอพักมาดูกันว่า 5 สัญญาณแบบไหนที่บอกว่าคุณต้องลงทุนกับระบบจัดการหอพักที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้นกัน
1. เอกสารเยอะ จัดการไม่ทัน
เมื่อไม่มีระบบจัดการหอพักที่ดี ปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่เยอะจนจัดการไม่ทันก็จะเกิดขึ้นทันที ไม่ว่าจะสมุดจดบันทึกสูญหาย ใบเสร็จเขียนมือที่เริ่มจางจนมองไม่เห็น ข้อมูลบน Excel ที่บันทึกไว้เสียหายหรือค้นหาไม่เจอ หนักที่สุดคือจัดเก็บเอกสารสัญญาหายกระจัดกระจาย บิลค่าน้ำและค่าไฟเสียหาย ปัญหาเหล่านี้คือสัญญาณเริ่มต้นที่บอกว่าระบบจัดการหอพักคือสิ่งที่คุณต้องพิจารณา
2. ผู้เช่าร้องเรียนปัญหาในหอพักบ่อย
นอกจากเรื่องการจัดเก็บเอกสารแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นในหอพักก็ยังเป็นสัญญาณเตือนว่าคุณต้องเริ่มใช้ระบบจัดการหอพักที่มีประสิทธิภาพได้แล้ว โดยเฉพาะเมื่อผู้เช่าเริ่มร้องเรียนปัญหามากขึ้นเรื่อย ๆ เช่น ผู้เช่าร้องเรียนปัญหาเดิม ๆ จากหลายคน ผู้เช่าบ่นว่าแจ้งซ่อมแล้วไม่มีการดำเนินการ หรือต้องรับโทรศัพท์เรื่องร้องเรียนเดิม ๆ เกือบทั้งวัน หากคุณมีระบบจัดการหอพักที่ดีจะช่วยให้บันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบและทำ Checklist ได้ว่าปัญหาไหนได้รับแจ้งและทำการแก้ไขแล้ว
การแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและทันที จะช่วยลดการร้องเรียนและเพิ่มความมั่นใจจากผู้เช่าได้มากขึ้น ซึ่งเป็นผลดีต่อชื่อเสียงหอพัก
3. ตรวจสอบไม่ได้ว่าห้องไหนค้างค่าเช่าบ้าง
ปัญหาที่หลายหอพักเจอคือผู้เช่าค้างจ่ายค่าเช่าและไม่สามารถติดตามได้ว่าห้องไหนบ้างที่ยังไม่จ่าย ซึ่งเป็นปัญหาที่ทำให้เจ้าของหอพักขาดทุน ยิ่งเจ้าของหอพักที่ไม่มีระบบจัดการที่ดี ยิ่งมีโอกาสสูงที่จะถูกผู้เช่าเมินเฉย นอกจากการจดสมุดจด หรือการบันทึกใน Excel แล้ว ระบบจัดการหอพักที่ทันสมัยจะเป็นตัวช่วยสำคัญที่ช่วยให้คุณจัดการกับเรื่องนี้ได้ง่าย รวดเร็ว และแม่นยำ
เพื่อแก้ปัญหานี้ ขอแนะนำ ระบบจัดการหอพัก Horganice ที่มีฟีเจอร์ช่วยติดตามยอดค้างแบบอัตโนมัติ เช่น
- ดูรายชื่อผู้เช่าที่ค้างแบบเรียลไทม์
- ระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดชำระ
- ส่งใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
- แจ้งเตือนผู้เช่าผ่านมือถือทันที
ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยให้การตามทวงค่าเช่าง่ายกว่าเดิมหลายเท่า และลดอัตราค้างชำระได้จริง ช่วยให้เจ้าของหอพักติดตามได้ไม่มีพลาด
4. ทำงานจนไม่มีเวลาพักหรือวางแผนธุรกิจ
เจ้าของหอพักจำนวนมากต้องทำงานทุกอย่างเองตั้งแต่การต้อนรับผู้เช่า ทำสัญญา เก็บค่าเช่า จดมิเตอร์น้ำและไฟ ติดตามการซ่อม ตลอดจนสรุปรายรับ-รายจ่าย ซึ่งการทำงานเองทั้งหมดแบบนี้ทำให้เจ้าของหอพักมีเวลาส่วนตัวน้อยลง วางแผนธุรกิจได้น้อยลง การมีระบบจัดการหอพักที่ดีจะช่วยให้เจ้าของหอประหยัดเวลา และนำเวลาที่เหลือไปดูแลลูกค้า หรือวางแผนพัฒนาธุรกิจแทนการทำงานจุกจิกได้ทันที
5. ต้องการยกระดับการบริหารจัดการให้ทันสมัยมากขึ้น
นอกจากเจ้าของหอพักที่ต้องการความทันสมัยในการจัดการระบบหอพักแล้ว ผู้เช่าส่วนใหญ่ก็ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และทันสมัยด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายค่าเช่าออนไลน์ที่อัปเดตได้ทันที ระบบที่แจ้งเรื่องผ่านมือถือ และสามารถเชื่อมต่อถึงแอดมินหรือเจ้าของหอพักได้สะดวก รวดเร็ว โดยไม่ต้องโทรติดต่อหรือพบหน้าโดยตรง
การมีระบบจัดการที่รวดเร็วและทันสมัยไม่เพียงแค่อำนวยความสะดวกต่อผู้เช่าและเจ้าของ แต่ยังยกระดับมาตรฐานหอพักให้ดูทันสมัย ตอบโจทย์กับผู้เช่ายุคใหม่ด้วย
เพิ่มประสิทธิภาพให้กับเจ้าของหอ ด้วยระบบจัดการหอพัก “Horganice”
แม้การเป็นเจ้าของหอพักจะเป็นงานที่ง่าย และทำกำไรได้ในระยะยาว แต่หากไม่มีระบบจัดการที่ดี ก็ย่อมมีผลกับการบริหารได้เช่นกัน ระบบจัดการหอพัก Horganice ออกแบบมาเพื่อช่วยแก้ปัญหาจุกจิก ลดขั้นตอนความยุ่งยาก และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเจ้าของหอพัก ด้วยฟีเจอร์เด่นอย่าง
- รับบิลผ่านมือถือ
- ผู้เช่าตรวจสอบบิลย้อนหลังได้
- แจ้งเตือนยอดค้างจ่ายอัตโนมัติ
- ระบบแจ้งชำระเงินผ่านแอป
- ตรวจสอบยอดชำระได้อัตโนมัติ
- ตรวจสลิปปลอมได้
- กระดานข่าวสารที่ผู้เช่าสามารถรับข่าวสารได้ตรงกัน
- การแจ้งและรับเรื่องร้องเรียน
- ระบบวิเคราะห์ค่าห้องช่วยวางแผนการใช้จ่าย
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงบางส่วนของฟีเจอร์สำคัญ ๆ ในระบบจัดการหอพักของ Horganice เท่านั้น เพราะยังมีอีกหลายฟีเจอร์ที่จะช่วยให้เจ้าของหอพักบริหารจัดการงานได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น พร้อมยกระดับมาตรฐานหอพักให้ทันสมัย และตอบโจทย์ผู้เช่ายุคใหม่ได้อย่างแท้จริง
มือขวาเสือนอนกิน ช่วยคุณบริหารธุรกิจหอพักอย่างมืออาชีพ