เปลี่ยนการบริหารหอพักให้เป็นเรื่องง่ายจากความวุ่นวายสู่ความเป็นระบบ

การบริหารหอพัก อพาร์ทเมนท์ หรือธุรกิจปล่อยเช่าที่มีผู้เช่าหลายสิบ หรือหลายร้อยห้อง มักเผชิญกับความยุ่งเหยิงในการจัดการข้อมูลมากมาย ตั้งแต่การเก็บค่าเช่า การติดตามหนี้ การจัดการข้อร้องเรียน จนถึงการบำรุงรักษา

หากหอพักยังใช้วิธีการเดิมอย่างการจดบันทึกในสมุด หรือใช้ Excel ธรรมดา ในการบริหารงานอยู่นั้นก็อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด สูญเสียรายได้ และเสียเวลาในการทำงานไปได้

ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงานแบบไม่เป็นระบบ 

1. การติดตามการชำระเงินที่ยุ่งยาก

เจ้าของหอพักมักเผชิญปัญหาการจดจำว่าผู้เช่าห้องใดชำระค่าเช่าแล้ว ห้องใดยังค้างชำระ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เช่าจำนวนมาก การใช้วิธีการแบบเดิมทำให้เสี่ยงต่อการลืม หรือบันทึกข้อมูลผิดพลาด

2. การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การรับแจ้งปัญหาจากผู้เช่า เช่น อุปกรณ์เสีย น้ำไม่ไหล ไฟฟ้าดับ มักจะผ่านทางโทรศัพท์หรือ Line ส่วนตัว ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่สามารถติดตามสถานะการแก้ไขได้อย่างชัดเจน

3. การจัดการเอกสารที่ซับซ้อน

สัญญาเช่า ใบเสร็จรับเงิน เอกสารประกัน และเอกสารอื่น ๆ มักจะถูกจัดเก็บแบบกระดาษ ทำให้ยากต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้งานจริง

สามารถแก้ปัญหาได้ด้วยโปรแกรมหอพัก

การใช้ โปรแกรมหอพัก เพื่อจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ

โปรแกรมหอพักหรือระบบหอพัก ที่ดีจะช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้อย่างครบถ้วน 

1. ติดตามการชำระเงิน

โปรแกรมหอพักสามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนการชำระค่าเช่าล่วงหน้า ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ และติดตามสถานะการชำระเงินของแต่ละห้องได้แบบ Real – Time ลดโอกาสการสูญเสียรายได้จากการลืมเรียกเก็บ

2. ช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็ว

การใช้ระบบหอพักที่มีฟีเจอร์การแจ้งปัญหาผ่านแอปฯ ผู้เช่าสามารถแจ้งปัญหา พร้อมแนบรูปภาพประกอบเข้ามาให้กับเจ้าของหอพักรับเรื่องได้ทันที

สำหรับเจ้าของหอพักสามารถติดตามสถานะการแก้ไข กำหนดลำดับความสำคัญ และประเมินผลการทำงานได้

3. การจัดเก็บเอกสารดิจิทัล

โปรแกรมหอพักช่วยให้การเก็บเอกสารทั้งหมดสะดวกขึ้น ทำให้การค้นหาข้อมูลง่าย สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา และมีระบบสำรองข้อมูลให้ปลอดภัย

การเปลี่ยนจากระบบการบริหารจากการทำงานแบบเดิมสู่การทำงานผ่านโปรแกรมหอพัก อาจดูท้าทายในช่วงแรก แต่ผลที่จะตามมานั้นคุ้มค่าและความมั่นใจจากผู่เช่าในระยะยาว

การลงทุนในโปรแกรมหอพักที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างยั่งยืน ลดภาระงานประจำวัน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดธุรกิจหอพักที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน

เปลี่ยนความยุ่งเหยิงให้เป็นระเบียบวันนี้ เริ่มต้นที่นี่