หลายคนเริ่มต้นธุรกิจหอพักหรืออพาร์ทเมนท์ด้วยระบบที่คุ้นเคยอย่าง Excel เพราะใช้งานง่าย ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย และสามารถปรับแต่งได้ตามใจ เช่น สร้างตารางคิดค่าเช่า สรุปยอดรับเงิน หรือแม้แต่ติดตามค่าน้ำ – ค่าไฟ
แต่เมื่อหอพักมีผู้เช่ามากขึ้น ปัญหาของเจ้าของหอพัก ก็ตามมา เช่น
- คีย์ข้อมูลผิดแล้วหาสาเหตุไม่เจอ
- ต้องเสียเวลานั่งหาขข้อมูลแต่ละเดือนทีละหน้า
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนหนี้ค้างชำระ
- ไม่สามารถเข้าระบบเพื่อตรงจเช็กข้อมูลได้
โปรแกรมหอพัก คืออะไร และช่วยอะไรได้บ้าง?
โปรแกรมหอพัก หรือ ระบบบริหารหอพัก เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อให้เจ้าของหอพักสามารถจัดการข้อมูลทุกอย่างได้ในระบบเดียว โดยไม่ต้องพึ่งไฟล์ Excel หลายแผ่นอีกต่อไป
ฟีเจอร์หลักของ โปรแกรมบริหารหอพัก ที่ Excel ทำไม่ได้
- จัดการผู้เช่าแบบมีระบบ
เก็บข้อมูลผู้เช่า รูปถ่าย เอกสารสัญญา ฯลฯ แบบเป็นระบบ ไม่ต้องค้นหาในแฟ้มกระดาษ - โปรแกรมคิดค่าเช่าห้องอัตโนมัติ
คำนวณค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ พร้อมส่งใบแจ้งหนี้ถึงผู้เช่าอัตโนมัติ - แจ้งเตือนการชำระเงิน / ค้างชำระ
ลดปัญหาเงินหาย แจ้งเตือนผู้เช่าทุกสิ้นเดือน ช่วยให้รายรับของหอพักสม่ำเสมอ - ดูรายงานรายรับ – รายจ่าย ได้แบบเรียลไทม์
เจ้าของหอสามารถตรวจสอบยอดเงิน รายรับรวม หรือห้องว่างได้ทันที
โปรแกรมหอพักถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานและการบริหารหอพักโดยเฉพาะ เพื่อให้เจ้าของหอพักทำงานได้สะดวกมากขึ้น
เปรียบเทียบ Excel vs โปรแกรมหอพักแบบชัดเจน
| หัวข้อ | Excel | โปรแกรมหอพัก |
| ค่าใช้จ่าย | ฟรี | มีทั้งแบบฟรีและเสียค่าบริการรายเดือน |
| การใช้งาน | ต้องกรอกเองทุกช่อง | อัตโนมัติหลายขั้นตอน |
| ความแม่นยำ | ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ | ระบบช่วยลดข้อผิดพลาด |
| ความปลอดภัย | ข้อมูลเสี่ยงหาย | มีระบบสำรองข้อมูล |
| การใช้งานหลายคน | ใช้พร้อมกันยาก | รองรับผู้ใช้งานหลายคน |
| ฟีเจอร์เสริม | ต้องสร้างเอง | มีระบบแจ้งเตือน, คิดบิล, สรุป และวิเคราะห์ข้อมูล |
เจ้าของหอพักควรเลือกระบบแบบไหน?
สำหรับเจ้าของหอพักที่เริ่มต้น และยังมีห้องเช่าไม่เยอะมาก การใช้ Excel อาจจะตอบโจทย์ในช่วงแรก แต่หากว่าต้องการใช้งานในระยะยาวแนะนำให้ใช้งานระบบบริหารหอพักโดยตรง เพราะจะช่วยให้คุณดูแลและบริหารหอพักได้อย่างมีประสิทธิภาพ และการเลือกใช้ ระบบบริหารหอพัก ยังช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกมากขึ้นในระยะยาว
แนวทางเลือกโปรแกรมบริหารหอพักที่เหมาะกับคุณ
- เลือกการใช้งานที่ไม่ยุ่งยากและ ไม่ซับซ้อน
เจ้าของหอส่วนใหญ่ไม่ถนัดด้านเทคโนโลยี - มีทีม Support พร้อมดูแลทุกการใช้งาน
หากลูกค้าใช้งานและมีเหตุขัดข้อง ต้องมีทีมงานช่วยเหลือ รับเรื่อง หรือแก้ไขได้ทันทีไม่ทิ้งลูกค้า - มีระบบรายงานและสรุปผลที่ชัดเจน
ดูภาพรวมรายได้ – ค่าใช้จ่ายของหอพักได้ทันที - รองรับการใช้งานบนมือถือ
เพื่อให้บริหารหอพักได้ทุกที่ ทุกเวลา
หากว่าคุณเป็นเจ้าของหอพักที่กำลังมองหาระบบบริหารหอพักที่เหมาะกับหอพักของคุณ Horganice เป็นหนึ่งในระบบที่ตอบโจทย์เจ้าของหอพักทั้งขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ ด้วยระบบคิดบิลอัตโนมัติ การรายงานผลแบบเรียลไทม์ พร้อมระบบแจ้งเตือนที่ครบวงจร
ควรเลือก โปรแกรมหอพัก หรือ Excel
การใช้ Excel อาจดูคุ้มค่าในช่วงเริ่มต้น แต่เมื่อต้องบริหารหอพักที่มีผู้เช่าหลายราย การทำงานด้วยมือเปล่าอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาด และเพิ่มความยุ่งยากโดยไม่จำเป็น
การลงทุนในโปรแกรมหอพักหรือระบบบริหารจัดการหอพักที่เหมาะสมจะช่วยให้เจ้าของหอพัก
- ใช้เวลาในการบริหารน้อยลง
- ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เพิ่มรายได้ให้กับหอพัก
- สามารถทำรายงานสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลหอพักได้
หากคุณยังลังเลและไม่แน่ใจว่าว่าโปรแกรมไหนเหมาะกับหอพักของคุณ
แนะนำให้ทดลองเริ่มต้นจากระบบ Horganice
สามารถทดลองใช้ ฟรี